Registro Horario en ETT: Obligaciones de la Empresa Temporal y la Usuaria

La relacion triangular entre la Empresa de Trabajo Temporal (ETT), la empresa usuaria y el trabajador cedido genera una de las situaciones mas confusas en materia de registro horario. La pregunta que formulan tanto las ETT como las empresas usuarias es la misma: quien debe registrar la jornada de los trabajadores cedidos? La respuesta, aunque clara desde el punto de vista legal, requiere una coordinacion que muchas empresas no han resuelto correctamente.

Esta guia aborda las obligaciones especificas de cada parte en la relacion triangular, el marco legal aplicable, las responsabilidades en caso de incumplimiento y como implementar un sistema de registro que funcione para ambas empresas.

La relacion triangular: ETT, empresa usuaria y trabajador

Estructura juridica

La relacion laboral en el contexto de una ETT se articula a traves de tres vinculos juridicos simultaneos:

1. Contrato de trabajo entre la ETT y el trabajador: La ETT es el empleador formal del trabajador. Tiene las obligaciones salariales y de Seguridad Social (art. 12.1 de la Ley 14/1994, de 1 de junio, por la que se regulan las empresas de trabajo temporal).

2. Contrato de puesta a disposicion entre la ETT y la empresa usuaria: Es el contrato mercantil por el cual la ETT cede temporalmente al trabajador a la empresa usuaria. Debe especificar, entre otras cosas, la duracion de la cesion, el puesto de trabajo, las condiciones de trabajo y el horario.

3. Relacion funcional entre la empresa usuaria y el trabajador: Aunque no existe contrato de trabajo entre ambos, la empresa usuaria ejerce las facultades de direccion y control de la actividad laboral del trabajador durante el tiempo que dura la cesion (art. 15.1 de la Ley 14/1994).

Esta estructura triangular es la que genera la duda sobre el registro de jornada: si la ETT es el empleador y la empresa usuaria dirige el trabajo, quien tiene la obligacion de registrar?

Quien dirige, quien paga, quien registra

Para entender las obligaciones de registro, es esencial distinguir las responsabilidades de cada parte:

Obligacion de registro: la empresa usuaria es la responsable principal

Base legal

La conclusion juridica predominante, respaldada por la doctrina laboral y los criterios de la Inspeccion de Trabajo, es que la empresa usuaria es la responsable principal del registro de jornada de los trabajadores cedidos por ETT. Esta conclusion se fundamenta en varios argumentos:

1. Articulo 15.1 de la Ley 14/1994: La empresa usuaria ejerce las facultades de direccion y control de la actividad laboral. Quien dirige el trabajo y establece los horarios es quien esta en mejor posicion para garantizar el registro de la jornada real.

2. Articulo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: Establece que “la empresa garantizara el registro diario de jornada”. En el contexto de una cesion temporal, la “empresa” a efectos de organizacion del trabajo es la empresa usuaria, ya que es quien determina el horario efectivo del trabajador.

3. Criterio practico: La ETT no esta presente en el centro de trabajo donde el trabajador presta sus servicios. No puede verificar a que hora llega, a que hora se va ni cuantas horas trabaja realmente. Solo la empresa usuaria puede hacerlo.

4. Criterio de la ITSS: La Inspeccion de Trabajo ha mantenido de forma consistente que, en caso de inspeccion en el centro de trabajo de la empresa usuaria, sera esta la que deba presentar los registros de jornada de todos los trabajadores que prestan servicios en su centro, incluidos los cedidos por ETT.

Que debe registrar la empresa usuaria

La empresa usuaria debe registrar la jornada de los trabajadores cedidos con el mismo nivel de detalle que registra la de sus trabajadores propios:

• Hora real de inicio y finalizacion de la jornada de cada trabajador cedido, cada dia laborable.
• Identificacion del trabajador: Nombre, DNI/NIE y, preferiblemente, la ETT a la que pertenece.
• Pausas: Aunque la ley actual no lo exige expresamente, es recomendable registrar las pausas para facilitar el calculo de horas efectivas y la deteccion de horas extra.
• Metadatos del fichaje: Hora exacta, dispositivo utilizado, IP y, si procede, geolocalizacion.

Los registros deben conservarse durante cuatro anos y estar disponibles para el trabajador, sus representantes legales y la Inspeccion de Trabajo.

Que pasa si la empresa usuaria no registra

Si la empresa usuaria no lleva registro de jornada de los trabajadores cedidos:

• Sera sancionada directamente por la Inspeccion de Trabajo como infractora de la obligacion de registro (art. 7.5 LISOS). Las sanciones son las mismas que para cualquier otra empresa: de 751 a 7.500 EUR por infraccion grave.
• No podra defenderse ante reclamaciones de horas extra del trabajador cedido. Sin registro, se aplica la inversion de la carga de la prueba: se presumiran ciertas las horas declaradas por el trabajador.
• Podra generar una responsabilidad compartida con la ETT si el incumplimiento afecta a las condiciones salariales del trabajador (por ejemplo, si las horas extra no registradas no se pagan).

Obligaciones de la ETT

Responsabilidad salarial y de Seguridad Social

La ETT, como empleador formal, mantiene obligaciones que dependen directamente de la informacion de jornada:

• Pago de salarios: El salario del trabajador cedido debe corresponder a las horas realmente trabajadas. Si el trabajador realiza horas extraordinarias, la ETT debe pagarlas. Pero solo puede pagarlas si tiene constancia de ellas.
• Cotizacion a la Seguridad Social: Las cotizaciones deben corresponder a la jornada real. Horas extra no declaradas implican cotizaciones insuficientes, lo que puede generar sanciones.
• Liquidacion del contrato: Al finalizar la cesion, la liquidacion debe incluir las horas extra pendientes de compensacion. Sin registro, no hay forma de calcularlas correctamente.

Derecho (y necesidad) de acceder a los registros

La ETT tiene un interes legitimo y una necesidad operativa de acceder a los registros de jornada de sus trabajadores cedidos. Aunque la responsabilidad principal del registro recae en la empresa usuaria, la ETT necesita esos datos para:

• Calcular correctamente las nominas.
• Cotizar adecuadamente a la Seguridad Social.
• Detectar excesos de jornada que puedan generar reclamaciones.
• Verificar que las condiciones de trabajo del contrato de puesta a disposicion se estan cumpliendo.
• Cumplir con su propia obligacion de conservar la documentacion laboral.

Como deberia organizarse la coordinacion

La coordinacion entre la ETT y la empresa usuaria en materia de registro de jornada deberia articularse de la siguiente forma:

1. Clausula en el contrato de puesta a disposicion: El contrato entre la ETT y la empresa usuaria debe incluir una clausula que especifique:

   • Que la empresa usuaria se compromete a registrar la jornada de los trabajadores cedidos.
   • El sistema de registro que utilizara.
   • La frecuencia y formato de envio de los datos de jornada a la ETT (diario, semanal, quincenal).
   • Quien es el interlocutor en cada empresa para la gestion de incidencias de fichaje.

2. Transmision periodica de datos: La empresa usuaria debe enviar a la ETT, con la frecuencia pactada, los datos de jornada de cada trabajador cedido. Estos datos deben incluir, como minimo, las horas de entrada y salida de cada dia, las horas extra realizadas y cualquier incidencia relevante (ausencias, permisos, bajas).

3. Verificacion por parte de la ETT: La ETT debe verificar que los datos recibidos son coherentes con las condiciones del contrato de puesta a disposicion. Si el contrato establece una jornada de 40 horas semanales y los registros muestran sistematicamente 48 horas, la ETT debe actuar.

4. Conservacion por ambas partes: Tanto la empresa usuaria como la ETT deben conservar los registros de jornada durante cuatro anos. La empresa usuaria conserva los registros originales (los fichajes con metadatos); la ETT conserva los datos recibidos y los utiliza para justificar las nominas y cotizaciones.

Situaciones especificas

Trabajador cedido que trabaja en turnos rotativos

Cuando la empresa usuaria organiza el trabajo en turnos rotativos (manana, tarde, noche) y los trabajadores cedidos participan en la rotacion, el registro debe reflejar el turno real de cada dia. Los cambios de turno que afecten a trabajadores cedidos deben comunicarse a la ETT, ya que pueden tener implicaciones salariales (complementos de nocturnidad, por ejemplo).

Trabajador cedido que realiza horas extra

Las horas extraordinarias de un trabajador cedido generan una situacion especifica:

• La empresa usuaria decide las horas extra: Es quien organiza el trabajo y quien solicita al trabajador que se quede mas tiempo.
• La ETT paga las horas extra: Como empleador formal, la ETT es responsable de remunerar las horas extraordinarias conforme al convenio aplicable.
• El registro es la prueba: Sin un registro claro de las horas extra, la ETT no sabra que debe pagarlas y el trabajador no tendra forma de reclamarlas.

El flujo correcto es: la empresa usuaria registra las horas extra en el fichaje del trabajador -> comunica los datos a la ETT -> la ETT incluye las horas extra en la nomina del trabajador.

Para mas informacion sobre los limites y la compensacion de horas extraordinarias, consulta nuestra guia sobre horas extra: registro, limites y compensacion.

Trabajador cedido que teletrabaja

Si la empresa usuaria permite o requiere que el trabajador cedido realice teletrabajo (total o parcial), la obligacion de registro se mantiene integramente. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia refuerza esta obligacion. El sistema de fichaje debe ser accesible en remoto, y la empresa usuaria debe proporcionar los medios para que el trabajador pueda fichar desde su domicilio o desde la ubicacion donde preste servicios.

Para mas detalle sobre el registro en teletrabajo, consulta nuestro articulo sobre registro horario en teletrabajo.

Trabajador cedido en diferentes centros de la empresa usuaria

Si la empresa usuaria tiene varios centros de trabajo y el trabajador cedido se desplaza entre ellos, el registro debe funcionar en todos. Un sistema basado en app movil o acceso web es preferible a un terminal fisico, ya que permite el fichaje independientemente de la ubicacion.

Fin de la cesion: que pasa con los registros

Cuando termina la cesion del trabajador (por finalizacion del contrato de puesta a disposicion, por decision de cualquiera de las partes o por cualquier otra causa):

• La empresa usuaria debe conservar los registros del trabajador cedido durante cuatro anos desde la fecha de cada registro.
• La ETT debe conservar los datos de jornada recibidos durante cuatro anos.
• El trabajador tiene derecho de acceso a sus registros durante todo el periodo de conservacion, tanto ante la empresa usuaria como ante la ETT.
• En caso de reclamacion: Si el trabajador presenta una demanda por horas extra no pagadas o cualquier otra cuestion relacionada con la jornada, tanto la empresa usuaria como la ETT deberan aportar sus registros. La coherencia entre ambos es fundamental.

Responsabilidad en caso de incumplimiento

Sancion a la empresa usuaria

La empresa usuaria es la principal destinataria de la sancion por falta de registro de jornada de los trabajadores cedidos. La infraccion se califica conforme al articulo 7.5 de la LISOS:

La sancion se aplica por centro de trabajo (actualmente). Si la empresa usuaria tiene tres centros y en todos hay trabajadores cedidos sin registro, puede recibir tres sanciones independientes.

Responsabilidad subsidiaria y solidaria de la ETT

La Ley 14/1994 establece un regimen de responsabilidad que afecta a la ETT:

• Responsabilidad subsidiaria (art. 16.3 Ley 14/1994): La empresa usuaria responde subsidiariamente de las obligaciones salariales y de Seguridad Social contraidas con el trabajador durante la vigencia del contrato de puesta a disposicion. Esto se invierte en la practica: si la ETT no paga las horas extra que constan en el registro de la empresa usuaria, la empresa usuaria responde subsidiariamente.
• Responsabilidad solidaria (art. 16.3 Ley 14/1994): La responsabilidad se convierte en solidaria cuando el contrato de puesta a disposicion se ha celebrado incumpliendo los articulos 6 y 8 de la Ley (causas de celebracion y prohibiciones). En este caso, ambas empresas responden por igual.

En la practica, la falta de registro de jornada de los trabajadores cedidos puede desencadenar una cascada de responsabilidades:

1. La Inspeccion sanciona a la empresa usuaria por falta de registro.
2. Si el trabajador reclama horas extra, la ETT debe pagarlas (como empleador).
3. Si la ETT no las paga, la empresa usuaria responde subsidiariamente.
4. Si ademas el contrato de puesta a disposicion era irregular, la responsabilidad se convierte en solidaria.

Futuro regimen sancionador

El anteproyecto de registro horario digital obligatorio contempla sanciones por trabajador, no por centro. Para una empresa usuaria con 20 trabajadores cedidos de ETT, una infraccion grave de 1.001 EUR por trabajador supondria 20.020 EUR, frente a los 1.501 EUR actuales por centro. Este cambio multiplicara el impacto economico del incumplimiento.

Implementacion practica: como resolver el registro de trabajadores cedidos

Opcion 1: el trabajador cedido ficha en el mismo sistema que la plantilla propia

La opcion mas sencilla y recomendable es que la empresa usuaria incluya a los trabajadores cedidos en su propio sistema de registro horario:

Ventajas:

• Un unico sistema para todos los trabajadores del centro.
• El trabajador cedido ficha igual que cualquier otro empleado.
• Los datos son homogeneos y faciles de gestionar.
• Se puede generar un informe especifico para la ETT con los datos de sus trabajadores.

Implementacion:

1. Dar de alta al trabajador cedido en el sistema de fichaje de la empresa usuaria, con una marca que lo identifique como trabajador de ETT y la ETT a la que pertenece.
2. Proporcionar al trabajador las credenciales de fichaje (PIN, tarjeta, acceso a la app).
3. Configurar el sistema para que genere informes periodicos con los datos de jornada de los trabajadores cedidos, filtrables por ETT.
4. Enviar estos informes a la ETT con la frecuencia pactada.
5. Al finalizar la cesion, desactivar el acceso del trabajador pero conservar sus registros durante cuatro anos.

Opcion 2: la ETT proporciona el sistema de fichaje

En algunos casos, la ETT puede preferir proporcionar su propio sistema de fichaje a los trabajadores cedidos:

Ventajas:

• La ETT tiene control directo sobre los datos de jornada.
• Los datos se integran directamente en el sistema de nominas de la ETT.
• Puede ser util cuando la empresa usuaria no tiene sistema propio o su sistema no puede integrar trabajadores cedidos.

Inconvenientes:

• La empresa usuaria no tiene acceso directo a los registros, lo que dificulta la gestion diaria.
• Puede generar incoherencias si la empresa usuaria tiene su propio sistema para la plantilla propia y los trabajadores cedidos usan otro diferente.
• La responsabilidad principal sigue recayendo en la empresa usuaria, que dependera de un sistema que no controla.

Opcion 3: sistema hibrido

Una combinacion donde el trabajador ficha en el sistema de la empresa usuaria y los datos se sincronizan con el sistema de la ETT:

Ventajas:

• Ambas empresas tienen acceso a los datos.
• La empresa usuaria mantiene el control del registro (su responsabilidad principal).
• La ETT recibe los datos de forma automatica para la gestion de nominas.

Inconvenientes:

• Requiere integracion tecnica entre ambos sistemas.
• Mayor complejidad de configuracion inicial.

Recomendacion

Para la mayoria de las situaciones, la opcion 1 (el trabajador cedido ficha en el sistema de la empresa usuaria) es la mas practica y la que mejor cumple con las obligaciones legales. La empresa usuaria mantiene el control del registro, que es su responsabilidad principal, y envia informes periodicos a la ETT.

El sistema de registro debe permitir:

• Alta rapida de nuevos trabajadores cedidos (las cesiones pueden empezar con poco preaviso).
• Identificacion clara del trabajador como cedido por ETT (para generar informes segregados).
• Generacion de informes filtrables por ETT, por periodo y por trabajador.
• Baja rapida al finalizar la cesion, conservando los registros historicos.

Preguntas frecuentes

Si la empresa usuaria no tiene sistema de registro, la ETT puede ser sancionada?

La sancion principal recae en la empresa usuaria, que es la responsable directa del registro. Sin embargo, la ETT tiene un interes legitimo en que el registro exista, ya que necesita los datos para cumplir con sus propias obligaciones salariales y de Seguridad Social. Si la empresa usuaria no registra y el trabajador reclama horas extra, la ETT tendra que pagarlas sin poder contradecir la version del trabajador.

El trabajador cedido debe fichar dos veces, una para la ETT y otra para la empresa usuaria?

No. El trabajador debe fichar una sola vez en el sistema que la empresa usuaria ponga a su disposicion. Los datos de ese fichaje se comparten con la ETT para que cumpla con sus obligaciones. No tiene sentido ni base legal exigir al trabajador un doble fichaje.

Quien paga las horas extra del trabajador cedido?

La ETT, como empleador formal, es responsable del pago de las horas extraordinarias. Pero la empresa usuaria es quien las origina (al requerir que el trabajador se quede mas tiempo) y quien las registra. Si la empresa usuaria no comunica las horas extra a la ETT, esta no las incluira en la nomina, y el trabajador podra reclamar a ambas.

El convenio colectivo de la empresa usuaria o el de la ETT?

Las condiciones de trabajo del trabajador cedido (jornada, descansos, horas extra) se rigen por el convenio colectivo aplicable en la empresa usuaria, conforme al articulo 11.1 de la Ley 14/1994. Esto incluye las normas sobre registro de jornada que pudiera establecer el convenio.

Que pasa si el trabajador cedido se niega a fichar?

La empresa usuaria tiene la facultad de direccion sobre el trabajador cedido y puede exigirle que fiche. Si se niega, la empresa usuaria debe comunicarlo a la ETT para que aplique las medidas disciplinarias oportunas, ya que la ETT es la que ostenta el poder disciplinario sobre el trabajador (art. 15.2 Ley 14/1994). La empresa usuaria puede, no obstante, solicitar la sustitucion del trabajador.

Cuanto tiempo se conservan los registros de un trabajador cedido cuya cesion ha terminado?

Cuatro anos desde la fecha de cada registro, independientemente de que la cesion haya finalizado. Tanto la empresa usuaria como la ETT deben conservar los datos durante este periodo. Si el trabajador presenta una demanda tres anos despues de finalizada la cesion, ambas empresas deben poder aportar los registros.

La empresa usuaria puede acceder a los datos de todos los trabajadores cedidos por todas las ETT con las que trabaja?

Si. La empresa usuaria tiene acceso a los registros de todos los trabajadores que prestan servicios en su centro de trabajo, incluidos los cedidos por diferentes ETT. Los representantes legales de los trabajadores en la empresa usuaria tambien tienen derecho de acceso a estos registros.

Conclusion

El registro horario de los trabajadores cedidos por ETT es responsabilidad de la empresa usuaria, que es quien dirige el trabajo y controla el horario. La ETT necesita los datos para cumplir con sus obligaciones salariales y de cotizacion. La coordinacion entre ambas es imprescindible y debe quedar formalizada en el contrato de puesta a disposicion.

La solucion mas practica es integrar a los trabajadores cedidos en el sistema de registro de la empresa usuaria, con la posibilidad de generar informes especificos para cada ETT. De este modo, la empresa usuaria cumple con su obligacion principal, la ETT recibe los datos que necesita y el trabajador ficha una sola vez.

Con el futuro regimen sancionador por trabajador (en lugar de por centro), el coste del incumplimiento se multiplicara. Las empresas que ya tengan resuelto el registro de trabajadores cedidos estaran preparadas; las que no, se enfrentaran a sanciones que pueden ser muy superiores a las actuales.

Glosario relacionado

• Empresa de trabajo temporal (ETT): Entidad que cede trabajadores temporalmente a empresas usuarias.
• Registro de jornada: Obligacion de documentar inicio y fin de la jornada diaria.
• LISOS: Ley que tipifica infracciones y sanciones en el orden social.

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