Estado del Fichaje Digital Obligatorio: Qué Sabemos a Marzo 2026

A marzo de 2026, el fichaje digital obligatorio en España no es todavía ley. Pero tampoco es una promesa lejana. Es un decreto en fase de tramitación avanzada cuyo borrador ya ha pasado por consulta pública y cuya dirección es inequívoca: el registro de jornada en papel y en Excel tiene los días contados.

En DÁLTICO llevamos meses analizando cada paso de este proceso legislativo porque afecta directamente a las empresas con las que trabajamos. Este artículo reúne todo lo que sabemos a fecha de hoy, sin especulaciones ni alarmismo, pero sin suavizar la realidad: la norma va a llegar y las empresas que no se preparen van a pagar un precio mucho mayor que el coste de adaptarse ahora.

Cronología legislativa completa

2019: el punto de partida

Todo empieza con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para establecer la obligación universal de registro diario de jornada. Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España deben registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, conservar los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).

Lo que el RD-ley 8/2019 no hizo fue exigir un formato concreto. No dijo que el registro tuviera que ser digital. No prohibió el papel, las hojas de firmas ni las hojas de cálculo. Esta ambigüedad deliberada, diseñada para facilitar la implantación inicial, se convirtió con el tiempo en el principal problema del sistema: millones de registros sin garantías reales de integridad.

2019-2024: la ITSS endurece la interpretación

El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS estableció las directrices de actuación inspectora en materia de registro de jornada. Aunque no exigía formato digital, sí requería que el sistema fuera “objetivo y fiable” y capaz de permitir el cálculo de la jornada real. Este criterio ha sido la base de miles de actuaciones inspectoras.

En 2024, la Audiencia Nacional emitió una sentencia relevante rechazando el registro horario en papel de una empresa, argumentando que no cumplía con los requisitos de fiabilidad y objetividad. Aunque no creó una prohibición general del papel, sí sentó jurisprudencia favorable a los sistemas digitales.

Los datos de la Memoria Anual 2024 de la ITSS son elocuentes: 9.097 actuaciones específicas de registro de jornada, 1.869 infracciones detectadas, más de 20 millones de euros en multas por incumplimientos de tiempo de trabajo. La tendencia es de endurecimiento progresivo.

Si quieres entender en detalle qué revisa un inspector y cómo prepararte, nuestra guía completa de registro horario obligatorio en España lo explica paso a paso.

Primer semestre 2025: la vía parlamentaria fracasa

El Ministerio de Trabajo intentó incluir la obligación de fichaje digital dentro del Proyecto de Ley para la reducción de la jornada laboral máxima a 37,5 horas semanales. La estrategia era vincular ambas reformas para asegurar su aprobación conjunta.

El 10 de septiembre de 2025, el Congreso rechazó la tramitación de este proyecto de ley. Con él cayó, al menos temporalmente, la reforma del fichaje digital por vía parlamentaria.

Pero el Ministerio de Trabajo no abandonó el objetivo. Lo que hizo fue separar las dos iniciativas: la reducción de jornada requería una ley orgánica y consenso parlamentario; el fichaje digital podía avanzar por una vía regulatoria más ágil.

Septiembre 2025: la vía del Real Decreto

El 30 de septiembre de 2025, el Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente de un Real Decreto específico de registro de jornada digital. Esta decisión marcó un punto de inflexión: el fichaje digital dejó de depender de la reducción de jornada y pasó a tener su propia vía regulatoria independiente.

Simultáneamente, el 12 de septiembre de 2025, se publicó en el BOE el Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025-2027 (Resolución de 8 de septiembre de 2025, BOE-A-2025-18078). Este plan, aprobado por el Consejo de Ministros el 26 de agosto de 2025, establece 17 objetivos en dos ejes y sitúa el control del tiempo de trabajo como una de sus líneas prioritarias. Incluye la incorporación de 554 nuevos inspectores y subinspectores, una inversión de 28,5 millones de euros en mejoras tecnológicas y, detalle significativo, la creación de un laboratorio de informática forense para el análisis de evidencias digitales.

Desde nuestra experiencia ayudando a empresas españolas con sus sistemas de registro, este último dato nos parece especialmente relevante: la ITSS se está dotando de capacidad técnica para analizar registros digitales con criterios forenses. Ya no basta con tener un software; el software tiene que generar registros con integridad demostrable.

Octubre 2025: consulta pública

Entre el 15 y el 30 de octubre de 2025, el Ministerio de Trabajo abrió el período de consulta pública del borrador del Real Decreto. Ciudadanos, asociaciones empresariales y sindicatos pudieron presentar alegaciones. Este paso es preceptivo antes de la elaboración del texto definitivo.

Noviembre 2025 - febrero 2026: estancamiento técnico

Y aquí estamos. Tras la consulta pública, el borrador debía pasar por informes preceptivos del Consejo de Estado, la AEPD y otros órganos consultivos antes de su aprobación definitiva por el Consejo de Ministros y publicación en el BOE.

Sin embargo, a fecha de febrero de 2026, el proceso se ha ralentizado. Las discrepancias se centran en dos puntos principales:

1. Protección de datos. La AEPD ha planteado objeciones sobre cómo se garantiza el cumplimiento del RGPD en sistemas de registro que permitan acceso remoto de la ITSS. La tensión entre la transparencia del registro laboral y la minimización de datos personales no es trivial.

2. Coste y certificación del software. Las asociaciones empresariales han cuestionado el impacto económico para las pymes, especialmente la posibilidad de que se establezcan requisitos de certificación o homologación del software de registro, lo que podría convertir la adaptación en un coste significativo para las empresas más pequeñas.

Desde DÁLTICO, entendemos estas preocupaciones, pero creemos que no deben servir de excusa para la inacción. Las discrepancias son sobre el “cómo”, no sobre el “si”. La dirección es clara e irreversible.

Qué dice el borrador del Real Decreto

Aunque el texto definitivo puede variar respecto al borrador sometido a consulta, estos son los elementos principales que se han hecho públicos y que, con alta probabilidad, formarán parte de la norma final.

Formato exclusivamente digital

El borrador establece que el registro de jornada deberá realizarse mediante software específico o terminal electrónico. Quedan excluidos el papel, las hojas de firma y las hojas de cálculo. No es una recomendación: es un requisito legal con régimen sancionador.

Si tu empresa todavía utiliza Excel para el registro horario, te recomendamos leer nuestro análisis sobre los requisitos técnicos que debe cumplir tu software.

Contenido ampliado del registro

El registro diario deberá incluir:

• Hora de inicio y fin de la jornada de trabajo.
• Pausas realizadas durante la jornada.
• Horas extraordinarias, cuando existan, con indicación de la forma de compensación acordada (retribución económica o tiempo de descanso).
• Modalidad de prestación (presencial o a distancia), en el caso de trabajadores con régimen de teletrabajo o trabajo híbrido.

Esto supone una ampliación significativa respecto al contenido mínimo actual del artículo 34.9 ET, que solo exige hora de inicio y fin.

Credenciales individuales e intransferibles

Cada trabajador deberá fichar con credenciales propias: usuario y contraseña, PIN personal, código QR individual o tarjeta NFC. Se prohíben los sistemas de credencial compartida, los PINs de departamento y cualquier método que impida atribuir el registro a una persona concreta.

La biometría (huella dactilar, reconocimiento facial) queda, en la práctica, excluida. No porque el borrador la prohíba expresamente, sino porque la Guía de la AEPD sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre 2023) establece que no existe base legal suficiente para su uso generalizado en el fichaje laboral. Hemos analizado esto en detalle en nuestro artículo sobre la nueva ley de fichaje digital obligatorio 2026.

Inmutabilidad y trazabilidad

Los registros originales no podrán ser alterados sin dejar rastro técnico. Si un fichaje se corrige, el sistema debe conservar:

• El dato original.
• El dato corregido.
• La identidad del usuario que realizó la modificación.
• La fecha y hora exacta de la modificación.
• El motivo de la corrección.

Esta trazabilidad debe ser estructurada (no una anotación en texto libre) y no eliminable (ni siquiera por administradores del sistema).

Acceso remoto de la ITSS

Este es, probablemente, el cambio operativo más relevante. Los inspectores de trabajo podrán solicitar y obtener acceso a los registros de forma telemática, sin desplazarse al centro de trabajo y sin intervención previa de la empresa para preparar o filtrar los datos.

El sistema de registro deberá ser capaz de generar y transmitir la información requerida de forma automática. Esto implica que el software debe disponer de capacidades de exportación o de una API que permita la consulta remota.

Régimen sancionador reforzado

El borrador prevé un endurecimiento significativo de las sanciones. Aunque las cuantías exactas dependerán del texto final, la orientación es clara:

• Infracciones leves (irregularidades formales menores): hasta 750 euros.
• Infracciones graves (ausencia de registro o registro inadecuado): de 751 a 7.500 euros.
• Infracciones muy graves (manipulación o falseamiento de datos): hasta 10.000 euros por trabajador afectado.

La novedad más importante es el cálculo por trabajador afectado en las infracciones muy graves. Para una empresa de 100 empleados, una sanción máxima podría alcanzar el millón de euros. No es un escenario habitual, pero tampoco es teórico.

Qué cambia respecto a la normativa actual

Para entender el impacto real de la reforma, es útil comparar punto por punto la situación actual con lo que prevé el borrador:

La diferencia no es incremental: es un cambio de paradigma. Se pasa de una obligación formal cuyo cumplimiento se verificaba en papel a una obligación técnica cuyo cumplimiento se verificará mediante auditoría digital, potencialmente remota y sin aviso previo.

Plazos previstos: qué esperar

Siendo rigurosos con lo que sabemos a marzo de 2026:

Lo que es seguro:

• El Real Decreto está en tramitación avanzada.
• Ha pasado por consulta pública.
• El Gobierno ha manifestado su voluntad de aprobarlo.
• El Plan Estratégico de la ITSS 2025-2027 ya contempla el fichaje digital como eje de actuación.

Lo que es probable:

• La publicación en el BOE se producirá en algún momento de 2026.
• La entrada en vigor será 20 días después de la publicación.
• Habrá un período transitorio de adaptación, cuya duración exacta está por definir pero que diversas fuentes sitúan en torno a los 6 meses.

Lo que es incierto:

• La fecha exacta de aprobación por el Consejo de Ministros.
• Si las discrepancias sobre protección de datos y coste del software provocarán modificaciones sustanciales en el texto.
• Si se establecerá algún tipo de certificación u homologación obligatoria del software.
• Si habrá periodos transitorios diferenciados por tamaño de empresa.

Lo que vemos una y otra vez en las empresas con las que trabajamos es una tendencia a esperar a que la norma se publique para empezar a actuar. Nuestra recomendación profesional es exactamente la contraria.

Qué debería hacer tu empresa ahora

No esperes a la publicación en el BOE. El momento de actuar es ahora, y no por alarmismo sino por puro pragmatismo. Estas son las acciones concretas que recomendamos desde nuestra experiencia.

1. Audita tu sistema actual

Antes de cambiar nada, necesitas saber dónde estás. Responde con honestidad a estas preguntas:

• ¿Tu registro de jornada es digital o sigue siendo en papel/Excel?
• ¿Los registros son inmutables o cualquier persona con acceso puede modificarlos sin rastro?
• ¿Existe trazabilidad de cambios (quién, qué, cuándo)?
• ¿Los trabajadores pueden consultar sus propios fichajes?
• ¿Podrías facilitar el acceso remoto a un inspector sin preparación previa?

Si has respondido “no” a más de dos de estas preguntas, tu sistema actual no cumplirá con la nueva normativa. Nuestra guía para preparar una auditoría de registro horario te ayudará a realizar un diagnóstico completo.

2. Evalúa soluciones digitales ahora, no después

El mercado de software de fichaje en España está maduro. Hay soluciones para todos los tamaños y presupuestos. Lo que no hay es tiempo ilimitado para evaluar, implementar, formar a los empleados y resolver los problemas iniciales que siempre surgen en cualquier implantación tecnológica.

Mi recomendación como alguien que trabaja con datos de fichaje cada día es que evalúes soluciones con estos criterios mínimos:

• Inmutabilidad nativa de los registros (no configurable, no opcional: incorporada en la arquitectura del sistema).
• Trazabilidad completa de cualquier modificación.
• Credenciales individuales con autenticación real (no PINs compartidos).
• Capacidad de exportación o acceso remoto para inspecciones.
• Cumplimiento del RGPD certificado o al menos documentado.

Para empresas de 30 a 200 empleados, hemos elaborado una guía específica de selección de software de fichaje que compara diferentes categorías de soluciones.

3. Consulta con los representantes de los trabajadores

El artículo 34.9 ET exige que la organización del registro se negocie o, al menos, se consulte con los representantes legales de los trabajadores. Este requisito no desaparece con la reforma; si acaso, se refuerza.

Si tu empresa tiene comité de empresa o delegados de personal, inicia la consulta ahora. Si no los tiene (muchas pymes no los tienen), documenta que el sistema ha sido implantado unilateralmente por la empresa, lo cual es perfectamente legal en ausencia de representación, pero debe quedar acreditado.

4. Forma a tus empleados

Un sistema de fichaje digital solo funciona si los empleados lo utilizan correctamente. Invierte tiempo en formación, no solo en la primera semana, sino de forma periódica. Los errores de fichaje, los olvidos y las resistencias al cambio son los problemas reales que verás en la implantación.

5. Documenta todo el proceso

Desde el momento en que inicias la evaluación de soluciones hasta el día en que el sistema está operativo, documenta cada paso: actas de reuniones con representantes, criterios de selección del software, formación impartida, comunicaciones a los empleados. Esta documentación te protegerá en caso de inspección y demostrará diligencia empresarial.

Lo que no deberías hacer

Tan importante como lo que debes hacer es lo que debes evitar:

• No esperes a la publicación en el BOE. Cuando la norma se publique, tendrás un plazo de adaptación limitado. Si empiezas entonces, irás con prisas, tomarás peores decisiones y pagarás más.
• No compres el software más barato sin verificar los requisitos. No todos los sistemas cumplen con inmutabilidad y trazabilidad. El coste de elegir mal es mucho mayor que la diferencia de precio entre una solución básica y una que cumpla con todos los requisitos.
• No ignores la protección de datos. El fichaje digital implica tratamiento de datos personales. Necesitas una base legal clara (artículo 6.1.c del RGPD), un registro de actividades de tratamiento actualizado y una evaluación de impacto si utilizas geolocalización o datos sensibles.
• No asumas que tu asesoría lo hará por ti. Tu asesoría laborar te aconsejará, pero la responsabilidad del cumplimiento es tuya. Y la sanción también.

Preguntas frecuentes

¿El fichaje digital obligatorio ya está en vigor?

No. A marzo de 2026, el Real Decreto que establece la obligación de fichaje exclusivamente digital no ha sido publicado en el BOE. La obligación vigente es la del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (RD-ley 8/2019), que exige registro de jornada pero no especifica el formato. Sin embargo, la tramitación del Real Decreto está avanzada y su aprobación se espera durante 2026.

¿Puedo seguir usando Excel o papel mientras no se publique la norma?

Legalmente, sí. Pero con matices importantes. La Audiencia Nacional ha emitido sentencias cuestionando la validez de registros en papel por falta de fiabilidad. El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS exige que el sistema sea “objetivo y fiable”. Y cuando la norma entre en vigor, el plazo de adaptación será limitado. Si todavía usas Excel, el momento de migrar es ahora. Nuestro análisis de por qué Excel es insuficiente como registro horario detalla los riesgos legales concretos.

¿Qué plazo de adaptación habrá cuando se publique el Real Decreto?

El borrador no establece un plazo de adaptación definitivo. Las fuentes consultadas sitúan el período transitorio en torno a los 6 meses desde la publicación en el BOE, pero esta cifra no está confirmada. Podría ser más corto para empresas grandes y más largo para pymes, siguiendo el modelo de otras reformas recientes como VeriFactu.

¿La reducción de jornada a 37,5 horas afecta al fichaje digital?

Son dos reformas separadas. La reducción de jornada a 37,5 horas semanales fue rechazada por el Congreso en septiembre de 2025 y no está en vigor. El fichaje digital obligatorio avanza por una vía regulatoria independiente (Real Decreto, no ley). No es necesario que se apruebe la reducción de jornada para que entre en vigor la obligación de fichaje digital.

¿Qué pasa si mi empresa tiene menos de 10 empleados?

El borrador del Real Decreto no establece excepciones por tamaño de empresa. La obligación de registro de jornada del artículo 34.9 ET ya es universal (afecta a todas las empresas sin distinción de tamaño) y la reforma digital mantiene este criterio. Sin embargo, es posible que el texto final incluya plazos de adaptación diferenciados para microempresas, algo que todavía está en discusión.

El momento de actuar es ahora

En DÁLTICO trabajamos cada día con empresas que gestionan su registro horario. Lo que vemos es que las que se adaptan con tiempo lo hacen mejor, más barato y con menos fricción que las que esperan al último momento.

El fichaje digital obligatorio va a llegar. No sabemos si será en junio, en septiembre o en diciembre de 2026. Pero la dirección es clara, los requisitos técnicos son conocidos y el coste de no estar preparado es cada vez mayor.

Si quieres evaluar cómo de preparada está tu empresa o conocer cómo nuestro sistema de control horario cumple con todos los requisitos del borrador, puedes solicitar una demostración personalizada. Sin compromiso y sin presión comercial: solo datos y criterio técnico.