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Registro Horario y Despido Disciplinario: Cuándo los Fichajes Son Prueba Clave
Análisis de sentencias reales donde el registro horario fue prueba clave en despidos disciplinarios. Buddy punching, VPN, absentismo y requisitos de validez.
| Aspecto clave | Detalle |
|---|---|
| Causa ET: faltas asistencia/puntualidad | Art. 54.2.a) ET: faltas repetidas e injustificadas |
| Causa ET: transgresión buena fe | Art. 54.2.d) ET: transgresión de la buena fe contractual y abuso de confianza |
| Audiencia previa obligatoria | STS 1250/2024, de 18 de noviembre: requisito previo al despido disciplinario |
| Conservación de registros | 4 años (art. 34.9 ET) |
| Requisito del registro como prueba | Objetivo, fiable y accesible (jurisprudencia TS, TJUE C-55/18) |
| Registro sin firma del trabajador | Valor probatorio debilitado (STSJ Galicia, 29 de mayo de 2024) |
| Inversión carga de la prueba | Sin registro, se presumen ciertas las horas declaradas por el trabajador |
El registro horario nació como una obligación administrativa. Pero en la práctica judicial española se ha convertido en algo mucho más relevante: una prueba que decide despidos.
Desde que el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores impuso la obligación universal de registrar la jornada en mayo de 2019, los tribunales laborales han empezado a utilizar los fichajes como evidencia central en procedimientos de despido disciplinario. Y lo hacen en ambas direcciones: a veces el registro sirve para que la empresa demuestre un incumplimiento del trabajador, y a veces sirve para que el trabajador demuestre que la empresa miente.
En DÁLTICO hemos observado cómo esta realidad transforma la gestión de personas en las pymes españolas. El fichaje ya no es solo cumplimiento normativo; es el documento que puede sostener o tumbar un despido. Y la diferencia entre ambos desenlaces depende de la calidad técnica del sistema de registro.
Este artículo analiza, con sentencias reales de 2024 y 2025, los cuatro escenarios más habituales en los que el registro horario se convierte en prueba clave de un despido disciplinario. También explica qué requisitos debe cumplir el registro para ser admisible y qué errores lo invalidan.
Marco legal del despido disciplinario vinculado al registro horario
Las dos causas del artículo 54.2 del Estatuto de los Trabajadores
El artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores regula el despido disciplinario, definiéndolo como la extinción del contrato por decisión del empresario basada en un incumplimiento grave y culpable del trabajador. De las causas enumeradas en el apartado 2, dos están directamente vinculadas con los registros de jornada:
Artículo 54.2.a) ET: Faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad al trabajo.
Esta causa cubre tanto la ausencia total al puesto de trabajo (no presentarse) como la puntualidad (llegar tarde o salir antes de la hora). Para que constituya causa de despido, las faltas deben ser repetidas, es decir, no basta con un incumplimiento aislado, e injustificadas, es decir, sin causa legal o contractual que las ampare.
El número concreto de faltas necesarias para justificar el despido no lo fija el Estatuto: lo determina cada convenio colectivo. Algunos convenios establecen que tres faltas injustificadas en un mes o cinco en tres meses constituyen causa de despido; otros elevan o rebajan el umbral. Lo que todos tienen en común es que la empresa necesita acreditar las faltas con documentación objetiva, y el registro horario es la herramienta natural para hacerlo.
Artículo 54.2.d) ET: Transgresión de la buena fe contractual y abuso de confianza en el desempeño del trabajo.
Esta causa es más amplia y cubre situaciones donde el trabajador no se ausenta formalmente pero actúa de manera fraudulenta: fichar por un compañero, fichar a distancia sin estar trabajando, manipular los registros de entrada o salida, o simular presencia cuando no hay actividad real.
La transgresión de la buena fe contractual es la causa más invocada en los despidos relacionados con falsificación de fichajes, y los tribunales la aplican con consistencia cuando la empresa aporta pruebas suficientes del fraude.
La audiencia previa: requisito obligatorio desde noviembre de 2024
La sentencia del Tribunal Supremo 1250/2024, de 18 de noviembre de 2024, estableció un cambio procesal fundamental: antes de ejecutar un despido disciplinario, la empresa debe conceder al trabajador un trámite de audiencia previa para que pueda defenderse de los hechos que se le imputan.
Este requisito se basa en la aplicación directa del artículo 7 del Convenio 158 de la OIT, ratificado por España en 1986. El Tribunal Supremo no fija un formato específico (puede ser oral o escrito), pero exige que la empresa demuestre que ofreció al trabajador la oportunidad de ser oído antes de la decisión de despido.
La relevancia para los casos de registro horario es directa: si la empresa detecta un fraude en los fichajes y procede a despedir sin audiencia previa, el despido puede declararse improcedente por defecto de forma, incluso aunque el incumplimiento del trabajador estuviera plenamente acreditado. El registro horario puede ser la prueba perfecta, pero si el procedimiento de despido no respeta las garantías formales, la prueba no sirve de nada.
4 escenarios donde el fichaje es prueba clave
Escenario 1: Buddy punching, fichar por un compañero ausente
El buddy punching es el fraude de fichaje más extendido y el que genera jurisprudencia con mayor frecuencia. Consiste en que un trabajador registra la entrada o salida de un compañero que no está físicamente presente en el centro de trabajo, simulando que cumplió con su jornada.
Sentencia de referencia: TSJ de Madrid (confirmada por el Tribunal Supremo, 2025)
En febrero de 2026, Infobae publicó los detalles de un caso resuelto definitivamente por el Tribunal Supremo: una trabajadora no acudía a su puesto de trabajo, pero aparecía como fichada porque un compañero registraba su entrada. La empresa detectó la irregularidad, verificó las discrepancias entre los registros de fichaje y la presencia real, y procedió al despido disciplinario.
El TSJ de Madrid, en sentencia de diciembre de 2024, estimó el recurso de la trabajadora y declaró el despido improcedente, fijando una indemnización de 9.396,42 EUR. Sin embargo, la empresa recurrió en casación ante el Tribunal Supremo, que anuló la sentencia del TSJ y confirmó la procedencia del despido.
El debate técnico se centró en cómo computar el período de un mes para valorar las faltas de asistencia: si por meses naturales o de fecha a fecha. El Tribunal Supremo determinó que el cómputo debía ser de fecha a fecha, criterio que permitió considerar las faltas como repetidas e injustificadas conforme al artículo 54.2.a) ET.
Lección clave: El buddy punching no es solo un incumplimiento del trabajador que ficha por otro; también lo es del trabajador que acepta que fichen por él. En ambos casos, la conducta se califica como transgresión de la buena fe contractual. Pero para que el despido prospere, la empresa necesita un sistema de registro que permita cruzar los datos de fichaje con la presencia real, ya sea mediante controles de acceso físico, geolocalización o verificación biométrica.
Escenario 2: Fichaje remoto fraudulento mediante VPN
Con la generalización del trabajo híbrido, ha surgido una variante digital del absentismo encubierto: el trabajador utiliza la VPN corporativa para fichar electrónicamente desde fuera del centro de trabajo en días de presencialidad obligatoria, simulando que está en su puesto.
Sentencia de referencia: STSJ Madrid 583/2024, de 7 de junio de 2024
El caso resuelto por la Sección Primera de la Sala de lo Social del TSJ de Madrid implicaba a un trabajador que tenía autorización para teletrabajar un día a la semana, pero debía acudir presencialmente al centro de trabajo el resto de días. La empresa detectó que el trabajador fichaba electrónicamente a través de la VPN desde fuera del centro de trabajo y que, entre 21 y 48 minutos después, se conectaba a trabajar en su puesto.
El trabajador alegó que la detección vulneraba su derecho a la intimidad por constituir una geolocalización encubierta. El tribunal rechazó este argumento con una distinción técnica relevante: la empresa puede conocer la dirección IP desde la que se envía la información, ya que se trata de herramientas digitales proporcionadas por la empresa, y conocer el equipo utilizado no constituye geolocalización ni monitorización, porque no se conoce la ubicación geográfica del dispositivo.
El TSJ declaró procedente el despido disciplinario por transgresión de la buena fe contractual (artículo 54.2.d ET).
Lección clave: Los registros digitales de fichaje dejan rastros técnicos (direcciones IP, timestamps del servidor, logs de conexión VPN) que pueden servir como prueba del fraude. Para la empresa, la clave está en que estos datos se generen y almacenen de forma automática por el sistema, sin intervención manual, de modo que su integridad no pueda cuestionarse. Para el trabajador, la lección es que la VPN corporativa no es un manto de invisibilidad.
Escenario 3: Manipulación de los registros de fichaje
La manipulación directa de los datos de fichaje, ya sea alterando la hora de entrada o salida en el sistema, constituye una forma de fraude documental que los tribunales tratan con especial severidad.
Sentencia de referencia: STSJ Castilla y León 603/2024, de 17 de julio de 2024
La Sección Primera de la Sala de lo Social del TSJ de Castilla y León, con sede en Burgos, resolvió el caso de un trabajador de Puertas Secades S.L. que fue despedido disciplinariamente por manipular los registros de fichaje. La empresa acreditó que los datos de fichaje de los días 1, 8, 22 y 29 de abril de 2022 habían sido alterados.
El trabajador recurrió en suplicación (recurso 450/2024), pero el tribunal desestimó el recurso y confirmó la procedencia del despido, calificando la conducta como transgresión de la buena fe contractual conforme al artículo 54.2.d) del ET.
El tribunal subrayó que la manipulación de los datos del registro horario no es solo un incumplimiento de la obligación de fichar correctamente: es una conducta que transgrede los deberes de lealtad y buena fe que sustentan la relación laboral, porque el trabajador no solo incumple su obligación de registro, sino que además falta a la verdad en cuanto a la realidad de su jornada.
Lección clave: Para que la empresa pueda acreditar la manipulación, necesita un sistema que registre tanto el dato original como cualquier modificación posterior, con trazabilidad completa de quién hizo el cambio, cuándo y desde dónde. Un sistema que permite al usuario editar su propio fichaje sin dejar rastro es un sistema que no puede demostrar la manipulación. Como analizamos en nuestro artículo sobre falsificación del registro horario, la trazabilidad es lo que separa un registro útil de un registro vulnerable.
Escenario 4: Incumplimiento reiterado de horario acreditado por fichajes
El escenario más frecuente y aparentemente más sencillo: un trabajador llega tarde de forma reiterada, se ausenta sin justificación o incumple sistemáticamente su horario. El registro horario es la prueba documental que acredita el patrón de incumplimiento.
Contexto jurisprudencial
Los tribunales españoles exigen que la empresa demuestre tres elementos acumulativos para que un despido por faltas de asistencia o puntualidad sea procedente:
- Repetición: Las faltas deben ser plurales. Un retraso aislado no justifica un despido, por grave que sea. El número exacto depende del convenio colectivo aplicable.
- Injustificación: La empresa debe acreditar que las ausencias o retrasos no tenían causa justificada. Si el trabajador aporta justificantes médicos, permisos legales o causas de fuerza mayor, la falta pierde su carácter sancionable.
- Gravedad y culpabilidad: El incumplimiento debe ser proporcionalmente grave como para justificar la máxima sanción laboral (la extinción del contrato), no solo una amonestación o suspensión.
El registro horario actúa como prueba del primer elemento (la repetición) y parcialmente del segundo (la injustificación, cuando las ausencias no constan comunicadas al sistema). Pero la jurisprudencia del Tribunal Supremo (STS 175/2025, de 5 de marzo) ha recordado que el cómputo de las faltas de asistencia no se realiza por meses naturales, sino de fecha a fecha, un criterio que puede cambiar radicalmente si las faltas alcanzan o no el umbral del convenio.
Lección clave: El registro horario como prueba de faltas repetidas solo funciona si es completo, coherente y verificable. Si el sistema tiene lagunas (días sin registro), inconsistencias (fichajes manuales sin validación) o falta de trazabilidad (datos editables sin auditoría), el trabajador puede cuestionar la fiabilidad de los datos y debilitar la posición de la empresa. En estos casos, el registro que debía proteger a la empresa puede acabar protegiendo al trabajador.
Qué hace que un registro sea admisible como prueba en un despido
La admisibilidad de un registro horario como prueba judicial no depende solo de que exista: depende de que cumpla estándares mínimos de fiabilidad, autenticidad e integridad. Los tribunales españoles han ido definiendo estos estándares a través de su jurisprudencia.
Requisitos que fortalecen el valor probatorio
1. Generación automática del timestamp
El registro debe generarse en el momento del fichaje, con la hora exacta determinada por el servidor (no por el dispositivo del usuario). Esto impide que el trabajador o la empresa modifiquen la hora después del hecho. Los tribunales valoran especialmente los sistemas donde el timestamp es inmutable.
2. Trazabilidad completa de modificaciones
Si el sistema permite correcciones (por ejemplo, un trabajador que olvidó fichar y lo comunica al día siguiente), cada modificación debe quedar registrada con: quién la hizo, cuándo, desde dónde, y cuál era el valor original. La ausencia de esta trazabilidad ha sido determinante en sentencias donde el registro fue desestimado como prueba.
3. Firma o aceptación del trabajador
El TSJ de Galicia, en sentencia de 29 de mayo de 2024, negó validez probatoria a un registro horario aportado por la empresa cuando no estaba firmado por el trabajador y solo tenía el sello de la empresa. La firma del trabajador, o su equivalente digital (aceptación en la app, código PIN personal, biometría), refuerza significativamente el valor probatorio.
4. Conservación durante 4 años
El artículo 34.9 del ET exige conservar los registros durante 4 años. Pero la conservación no es solo almacenar archivos: es garantizar que los datos se mantienen íntegros durante todo el período. Un registro almacenado en un servidor sin copias de seguridad verificadas o en un archivo Excel que ha pasado por múltiples versiones tiene una conservación formalmente correcta pero probatoriamente débil.
5. Sistema objetivo y no unilateral
El Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en su sentencia del asunto C-55/18 (CCOO vs. Deutsche Bank, de 14 de mayo de 2019), estableció que los Estados miembros deben imponer a los empresarios un sistema que permita computar la jornada de forma objetiva, fiable y accesible. Los tribunales españoles han incorporado estos criterios: un sistema donde solo la empresa controla los datos y el trabajador no puede verificarlos tiene menor credibilidad procesal que uno donde ambas partes acceden a la información en tiempo real.
Requisitos reforzados por la reforma prevista
La reforma del registro de jornada tramitada para 2026 refuerza estos requisitos al exigir medios digitales obligatorios, contenido mínimo detallado, reglas de trazabilidad y autenticidad, y acceso inmediato para trabajadores, representantes y la Inspección de Trabajo. Las empresas que ya utilizan sistemas digitales con estas características tendrán una ventaja probatoria considerable frente a las que aún dependen de métodos manuales.
Qué hace que un registro sea inadmisible o insuficiente
Errores que debilitan el registro como prueba
1. Registros manuscritos sin verificación
Las hojas de firmas en papel, sin mecanismo de control sobre cuándo se firmaron realmente ni sobre si la firma corresponde al día indicado, tienen un valor probatorio muy limitado. Son fácilmente impugnables alegando que se firmaron en bloque al final de la semana o del mes.
2. Archivos Excel editables sin control de versiones
Como analizamos en nuestro artículo sobre Excel como registro horario, un archivo de hoja de cálculo es editable por definición. Sin un sistema de control de versiones que registre cada modificación con timestamp y usuario, cualquier dato puede ser cuestionado. Un perito informático puede analizar los metadatos del archivo, pero si el archivo ha sido sobrescrito múltiples veces, la cadena de custodia digital se rompe.
3. Ausencia de firma o aceptación del trabajador
La sentencia del TSJ de Galicia de mayo de 2024 es clara: un registro que solo tiene el sello de la empresa y no la firma del trabajador tiene un valor probatorio debilitado. Si el trabajador niega que los datos sean correctos, la empresa necesita otros medios para acreditar la autenticidad.
4. Sistema que permite modificaciones sin trazabilidad
Si un administrador puede editar un fichaje sin que el sistema registre la modificación original, la versión que se aporta al tribunal es, técnicamente, la última versión guardada, no necesariamente la versión real. Los tribunales son conscientes de esta vulnerabilidad y, cuando existe duda sobre la integridad de los datos, tienden a aplicar la inversión de la carga de la prueba a favor del trabajador.
5. Incumplimiento de la normativa de protección de datos
Si el sistema de registro horario vulnera el RGPD o la LOPDGDD (por ejemplo, al utilizar datos biométricos sin base legal suficiente, como analizamos en nuestro artículo sobre huella dactilar y fichaje), los registros obtenidos pueden ser declarados prueba ilícita conforme al artículo 11.1 de la Ley Orgánica del Poder Judicial: no surtirán efecto las pruebas obtenidas vulnerando derechos fundamentales.
Requisitos técnicos para máximo valor probatorio
Para que un sistema de registro horario sirva como prueba sólida en un procedimiento de despido disciplinario, debe cumplir los siguientes requisitos técnicos, derivados de la normativa procesal y la jurisprudencia analizada:
| Requisito técnico | Propósito probatorio | Referencia legal |
|---|---|---|
| Timestamp del servidor (no del cliente) | Impide la manipulación de la hora de fichaje | Art. 299.2 LEC |
| Hash criptográfico o sello de tiempo | Garantiza la integridad del dato desde su generación | Ley 6/2020, art. 326.4 LEC |
| Log de auditoría inmutable | Registra cualquier acceso, consulta o modificación | UNE 71506:2013 |
| Identificación unívoca del trabajador | Acredita que el fichaje lo realizó la persona indicada | Art. 54.2.d ET (buena fe) |
| Acceso del trabajador a sus propios datos | Cumple el principio de sistema accesible (TJUE C-55/18) | Art. 34.9 ET + RGPD art. 15 |
| Copias de seguridad verificadas | Garantiza la conservación íntegra durante 4 años | Art. 34.9 ET |
| Cadena de custodia documentada | Permite presentar los registros como prueba pericial | UNE 71506:2013, art. 326 LEC |
| Capacidad de exportación forense | Permite el análisis independiente por un perito informático | UNE 71506:2013 |
El papel del perito informático forense es especialmente relevante en estos casos. Cuando una de las partes impugna la autenticidad de los registros, el tribunal puede solicitar un peritaje técnico para determinar si los datos son fiables. Un sistema diseñado con valor probatorio desde el inicio facilita enormemente este análisis; un sistema improvisado lo complica hasta el punto de la inadmisibilidad.
Cuándo el registro ayuda al empresario y cuándo ayuda al trabajador
El registro horario es una herramienta neutral: no está diseñada para beneficiar a una parte en detrimento de la otra. Pero en la práctica judicial, su presencia o ausencia genera efectos asimétricos:
El registro ayuda al empresario cuando…
- Demuestra faltas de asistencia: Si los registros muestran que un trabajador no fichó en determinados días y no hay justificantes, la empresa tiene la prueba documental del incumplimiento.
- Acredita fraude de fichaje: En casos de buddy punching, fichaje remoto fraudulento o manipulación de datos, los logs del sistema son la evidencia que sustenta el despido.
- Contradice reclamaciones infundadas: Si un ex-empleado reclama horas extra que no realizó, los registros verificables demuestran la jornada real.
El registro ayuda al trabajador cuando…
- La empresa no tiene registros: La ausencia de registro activa la inversión de la carga de la prueba. Se presumen ciertas las horas declaradas por el trabajador (incluidas las horas extra).
- Los registros son manipulables: Si el trabajador demuestra que el sistema permitía ediciones sin trazabilidad, el registro pierde credibilidad y la empresa no puede apoyarse en él.
- Los registros contradicen el despido: Si la empresa alega faltas de asistencia pero los fichajes muestran que el trabajador sí acudió, el registro se convierte en la prueba que declara improcedente el despido.
- Se obligó al trabajador a firmar registros falsos: Si se demuestra que la empresa exigía firmar jornadas ficticias, los registros se vuelven contra ella como evidencia de fraude empresarial.
La ironía es que las empresas que más necesitan un buen sistema de registro son precisamente las que más riesgos asumen sin él: las que tienen conflictividad laboral, alta rotación o relaciones tensas con la plantilla. En estos entornos, cada fichaje es una línea de defensa o un punto de vulnerabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Puede la empresa despedir a un trabajador solo por fichar mal, sin otras faltas?
Depende de la gravedad y reiteración. Un error puntual de fichaje (fichar 5 minutos tarde un día aislado) no justifica un despido disciplinario. Pero el falseamiento deliberado y repetido del fichaje (fichar por un compañero, usar la VPN para simular presencia) sí ha sido calificado por los tribunales como transgresión de la buena fe contractual suficiente para el despido procedente, incluso sin otras faltas adicionales, como demuestran las sentencias analizadas en este artículo.
¿Qué ocurre si la empresa no concede la audiencia previa antes de despedir por fraude de fichaje?
Desde la STS 1250/2024, la audiencia previa es un requisito obligatorio para los despidos disciplinarios. Si la empresa no la concede, el despido puede declararse improcedente por defecto de forma, independientemente de que el fraude de fichaje esté plenamente acreditado. La empresa tendría que optar entre readmitir al trabajador o abonar la indemnización por despido improcedente (33 días de salario por año trabajado). Es un error procesal evitable que convierte un despido legítimo en uno improcedente.
¿Los registros de geolocalización del fichaje son prueba válida en un despido?
Sí, siempre que cumplan con la normativa de protección de datos. La STSJ de Madrid 583/2024 estableció que conocer la dirección IP desde la que se realiza un fichaje no constituye geolocalización. Sin embargo, sistemas que registran la ubicación GPS del trabajador requieren una base legal más sólida bajo el RGPD. La clave está en la proporcionalidad: el tratamiento de datos de ubicación debe ser adecuado, pertinente y limitado a lo necesario, como analizamos en nuestro artículo sobre geolocalización y fichaje.
¿Cuánto tiempo tiene la empresa para despedir tras detectar un fraude de fichaje?
El artículo 60.2 del Estatuto de los Trabajadores establece que las faltas muy graves prescriben a los 60 días desde que la empresa tuvo conocimiento del incumplimiento, y en todo caso a los 6 meses desde que se cometieron. Esto significa que si la empresa detecta un fraude de fichaje y deja pasar más de 60 días sin actuar, pierde la posibilidad de despedir por esa causa. El registro horario, con sus timestamps, ayuda también a acreditar el momento del conocimiento.
¿Puede un trabajador impugnar la autenticidad de los registros de fichaje aportados por la empresa?
Sí. Conforme a los artículos 326.3 y 326.4 de la LEC, el trabajador puede impugnar la autenticidad de los registros digitales. Si el sistema no utiliza un servicio electrónico de confianza cualificado (sello de tiempo, firma electrónica), la carga de probar la autenticidad recae sobre la empresa, que puede solicitar un peritaje informático forense. Si el sistema sí utiliza servicios de confianza cualificados, la presunción de autenticidad se invierte y es el trabajador quien debe probar la falsedad. Esta diferencia técnica puede ser decisiva en el resultado del procedimiento.
El registro horario ha dejado de ser un mero trámite de cumplimiento para convertirse en la pieza probatoria más relevante en los despidos disciplinarios vinculados a la jornada laboral. Las sentencias analizadas en este artículo demuestran que la calidad técnica del sistema de registro determina directamente el resultado del procedimiento judicial: un registro robusto sostiene el despido; un registro débil lo tumba.
La inversión en un sistema de registro con valor probatorio no es un gasto de cumplimiento normativo: es una inversión en capacidad de defensa jurídica. Y en un contexto donde la conflictividad laboral por cuestiones de jornada crece cada año, esa capacidad marca la diferencia entre gestionar un incumplimiento con seguridad jurídica o afrontarlo sin herramientas.
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