Software de Fichaje para PYMEs de 30 a 200 Empleados: Guía de Selección 2026

Las empresas de entre 30 y 200 empleados ocupan una posición incómoda en el mercado del software de fichaje. Son demasiado grandes para que los métodos manuales funcionen sin riesgos graves, pero no lo suficientemente grandes como para justificar las soluciones enterprise que cuestan miles de euros al mes y requieren meses de implantación.

En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) realizó 9.097 actuaciones específicas de registro de jornada, detectando 1.869 infracciones que afectaron a 21.649 trabajadores (Fuente: Memoria Anual ITSS 2024). Las multas por infracciones de tiempo de trabajo alcanzaron los 20,2 millones de euros. Y los datos revelan un patrón claro: las empresas de tamaño medio son las más sancionadas proporcionalmente. Las microempresas suelen pasar desapercibidas; las grandes corporaciones ya cuentan con departamentos de cumplimiento. Las PYMEs de 30 a 200 empleados están en el punto exacto donde la obligación legal es estricta, la probabilidad de inspección es real y los recursos internos para gestionar el cumplimiento son limitados.

Esta guía analiza las opciones disponibles para este segmento concreto, con datos reales de costes, criterios objetivos de decisión y un análisis honesto de qué funciona y qué no.

Por qué el tramo de 30 a 200 empleados es diferente

El problema de escala

Una empresa con 5 empleados puede, en teoría, gestionar el registro horario con una hoja de cálculo. No es lo recomendable, pero el volumen de datos es manejable y la probabilidad de inspección es estadísticamente baja.

Una empresa con 500 empleados tiene departamento de RRHH, presupuesto para software enterprise y, probablemente, ya ha implantado una solución digital hace años.

El problema está en el medio. Con 30 empleados, generas 660 registros mensuales (30 trabajadores x 22 días laborables). Con 100 empleados, 2.200 registros. Con 200 empleados, 4.400 registros al mes. Solo de entradas y salidas, sin contar pausas, horas extra ni incidencias.

Gestionar este volumen en Excel implica:

• Entre 2 y 8 horas semanales de trabajo administrativo solo para introducir, verificar y consolidar datos.
• Riesgo constante de errores de transcripción.
• Imposibilidad práctica de detectar discrepancias o patrones anómalos.
• Ausencia total de trazabilidad: cualquier persona con acceso al archivo puede modificar registros sin dejar rastro.

El contexto normativo para PYMEs medianas

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no distingue por tamaño de empresa. La obligación de registro es universal. Pero el régimen sancionador de la LISOS sí tiene en cuenta factores como el número de trabajadores afectados a la hora de graduar las sanciones, lo que penaliza desproporcionadamente a las empresas medianas.

Según el artículo 39.2 de la LISOS, los criterios de graduación incluyen:

1. Número de trabajadores afectados: No es lo mismo no tener registro para 3 empleados que para 80. La sanción se gradúa proporcionalmente.
2. Volumen de negocio de la empresa: Las PYMEs de 30-200 empleados suelen facturar entre 3 y 20 millones de euros anuales, un rango donde las sanciones graves (7.501-30.000 EUR) representan un impacto económico real pero no existencial, lo que lleva a la ITSS a aplicar el grado medio o máximo sin que se considere desproporcionado.
3. Reincidencia: Si la empresa ya fue requerida o sancionada anteriormente, la siguiente infracción se gradúa al nivel superior.

Cuantías de sanción por tamaño de empresa

Las cuantías absolutas son las mismas (artículos 40.1.a, 40.1.b y 40.1.c de la LISOS), pero el grado aplicado aumenta con el número de trabajadores afectados. Una empresa de 200 empleados sin registro difícilmente recibirá el grado mínimo de una infracción grave: lo habitual es que se aplique el grado medio (15.001 EUR) o máximo (30.000 EUR).

Con la reforma del registro horario digital que se tramita en 2026, las sanciones se orientarán por trabajador afectado (entre 1.001 y 10.000 EUR por trabajador en infracciones graves). Esto significa que una empresa de 100 empleados sin registro podría enfrentarse a sanciones de entre 100.100 y 1.000.000 EUR. El cambio de modelo sancionador convierte la inversión en software de fichaje en una decisión financiera obvia.

Las cuatro opciones de fichaje para PYMEs medianas

Opción 1: Métodos manuales (Excel, papel, hojas de firma)

Qué implica: Cada trabajador firma una hoja a la entrada y la salida, o un responsable introduce los datos en una hoja de cálculo al final de la jornada.

Coste directo: Prácticamente cero (material de oficina, tiempo del empleado que gestiona los datos).

Coste real (oculto): Para una empresa de 80 empleados, el tiempo dedicado a gestionar registros manuales se estima entre 4 y 10 horas semanales (introducción de datos, verificación, consolidación mensual, resolución de incidencias). A un coste medio de 25 EUR/hora de un administrativo, esto supone entre 400 y 1.000 EUR mensuales solo en tiempo dedicado, sin contar el coste de errores, reclamaciones o sanciones.

Problemas específicos para 30-200 empleados:

1. Escalabilidad: El volumen de registros hace inviable la gestión manual sin errores a partir de 30-40 empleados.
2. Turnos y centros de trabajo: Las PYMEs medianas suelen tener varios turnos, departamentos o incluso centros de trabajo. Coordinar registros manuales entre ubicaciones es logísticamente complejo.
3. Teletrabajo: Desde la Ley 10/2021 de trabajo a distancia, muchas PYMEs tienen empleados en remoto. El registro manual presencial es incompatible con esta modalidad.
4. Valor probatorio nulo: Un perito informático forense puede demostrar en minutos que un archivo Excel fue modificado retroactivamente. En un procedimiento judicial, los registros en Excel tienen un valor probatorio cercano a cero. Sentencias como la del TSJ de Madrid (Rec. 581/2019, de 23 de octubre de 2019) han cuestionado la fiabilidad de registros en hojas de cálculo.
5. Reforma 2026: Los métodos manuales no cumplirán los requisitos de la reforma del registro horario digital (inmutabilidad, acceso remoto de la ITSS, credenciales individuales).

Veredicto: No es una opción viable para empresas de más de 20-30 empleados. El ahorro aparente se convierte en un coste real superior al de cualquier software, sin contar el riesgo de sanción.

Si tu empresa todavía utiliza Excel, te recomendamos leer nuestro análisis detallado en ¿Vale Excel como registro horario?.

Opción 2: Terminales biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial)

Qué implica: Instalación de dispositivos físicos en los puntos de acceso al centro de trabajo. Los empleados fichan mediante huella dactilar, reconocimiento facial o una combinación de ambos.

Coste: Entre 800 y 3.000 EUR por terminal (hardware), más una cuota mensual de software de entre 50 y 200 EUR por centro de trabajo. Una empresa con 3 centros de trabajo puede necesitar 3-6 terminales, con una inversión inicial de 4.000-15.000 EUR más los costes recurrentes.

El problema de la biometría en 2026: La Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos publicada por la AEPD en noviembre de 2023 cambió radicalmente el panorama. La AEPD interpreta que los datos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial) son datos de categoría especial conforme al artículo 9 del RGPD, lo que implica que su tratamiento está prohibido salvo que se cumpla alguna de las excepciones del artículo 9.2 del RGPD.

La consecuencia práctica es clara: la huella dactilar como método de fichaje ya no es viable legalmente en la mayoría de los casos. El consentimiento del trabajador no es válido como base legitimadora (por el desequilibrio de poder en la relación laboral, según el CEPD y la propia AEPD). Y el interés legítimo del empresario no aplica a datos de categoría especial.

Además, la reforma del registro horario digital de 2026 excluye expresamente la biometría como método de identificación, exigiendo credenciales individuales (usuario/PIN, QR, NFC) que no impliquen tratamiento de datos biométricos.

Para un análisis detallado de esta cuestión, consulta nuestro artículo Huella dactilar para fichaje: ya no es legal.

Problemas adicionales para PYMEs de 30-200 empleados:

1. Inversión inicial alta: El coste de hardware es significativo para empresas de este tamaño.
2. Sin acceso remoto: Los terminales biométricos tradicionales no permiten el acceso remoto de la ITSS que exigirá la reforma.
3. Incompatible con teletrabajo: Los empleados que trabajan desde casa no pueden fichar en un terminal físico.
4. Mantenimiento: Los terminales requieren mantenimiento físico, actualizaciones de firmware y gestión de incidencias técnicas.
5. Dependencia de un proveedor de hardware: Si el proveedor cierra o deja de dar soporte, la empresa queda sin sistema.

Veredicto: Solución en declive. La restricción de la biometría y la exigencia de acceso remoto de la reforma 2026 hacen que los terminales biométricos tradicionales no sean una inversión prudente a medio plazo.

Opción 3: Software SaaS de fichaje básico

Qué implica: Plataforma cloud donde los empleados fichan desde su navegador web, aplicación móvil o mediante un código QR/NFC en el centro de trabajo.

Coste: Entre 2 y 5 EUR por empleado/mes para las soluciones básicas. Para una empresa de 80 empleados, entre 160 y 400 EUR mensuales.

Qué incluye normalmente:

• Fichaje desde web y app móvil.
• Registro de entrada, salida y pausas.
• Panel de administración para RRHH.
• Informes básicos de jornada.
• Exportación de datos (CSV, PDF).
• Alertas de fichajes incompletos.

Ventajas para PYMEs de 30-200 empleados:

1. Coste predecible: Modelo de suscripción mensual sin inversión inicial significativa.
2. Escalabilidad lineal: Añadir 10 empleados supone un incremento proporcional en coste, sin necesidad de hardware adicional.
3. Compatible con teletrabajo: Los empleados fichan desde cualquier ubicación.
4. Cumplimiento básico: Cumple los requisitos del artículo 34.9 ET vigente.
5. Implementación rápida: Operativo en 1-3 días.

Limitaciones:

1. Valor probatorio variable: Muchos sistemas SaaS básicos no implementan inmutabilidad real de los registros. Permiten al administrador modificar fichajes sin conservar el dato original ni generar trazabilidad estructurada. Esto debilita significativamente el valor probatorio ante un procedimiento judicial.
2. Sin respaldo pericial: En caso de litigio, la empresa necesita demostrar que sus registros son auténticos. Un software básico no ofrece mecanismos de verificación independiente (hash criptográfico, certificación por tercero).
3. Funcionalidades RRHH limitadas: Muchos sistemas de fichaje solo hacen eso: fichar. No gestionan vacaciones, ausencias, horas extra ni documentación laboral, obligando a usar herramientas adicionales.

Veredicto: Opción válida para el cumplimiento básico. Suficiente para superar una inspección rutinaria, pero insuficiente si la empresa necesita defenderse en un procedimiento judicial o demostrar la autenticidad de sus registros ante un perito.

Opción 4: SaaS con evidencia digital certificada

Qué implica: Plataforma cloud que, además de las funcionalidades de fichaje, implementa mecanismos de inmutabilidad, trazabilidad completa y respaldo pericial que confieren a los registros un valor probatorio real en sede judicial.

Coste: Entre 3 y 7 EUR por empleado/mes. Para una empresa de 80 empleados, entre 240 y 560 EUR mensuales.

Qué lo diferencia de un SaaS básico:

1. Inmutabilidad real: Cada registro se almacena de forma que no puede ser alterado sin generar un rastro técnico completo: quién modificó, qué modificó, cuándo y cuál era el valor original.
2. Trazabilidad estructurada: No basta con un log genérico. La trazabilidad debe ser estructurada (campos específicos, no texto libre) y no eliminable (ni siquiera por el administrador del sistema).
3. Hash criptográfico: Los registros se protegen mediante funciones hash que permiten verificar su integridad en cualquier momento posterior.
4. Respaldo pericial: El sistema está diseñado para que un perito informático forense pueda verificar la autenticidad de los registros conforme a las normas UNE 71506 y UNE-ISO/IEC 27037.
5. Funcionalidades RRHH integradas: Gestión de vacaciones, ausencias, horas extra, turnos y documentación laboral en una misma plataforma, eliminando la necesidad de herramientas adicionales.

Ventajas específicas para PYMEs de 30-200 empleados:

1. Protección jurídica real: En caso de demanda por horas extra, despido improcedente o reclamación de cantidades, la empresa dispone de registros con valor probatorio demostrable. La diferencia entre un registro que un perito puede certificar y uno que no puede certificar puede ser de decenas de miles de euros en un juicio.
2. Cumplimiento anticipado de la reforma: Los requisitos de inmutabilidad, trazabilidad y acceso remoto que exigirá la reforma del registro horario digital ya están implementados.
3. Reducción de riesgo sancionador: La ITSS valora positivamente que la empresa no solo cumpla, sino que demuestre diligencia en el cumplimiento.
4. Centralización: Una sola herramienta para fichaje, vacaciones, ausencias y cumplimiento normativo reduce la complejidad operativa y el tiempo dedicado por RRHH.

Veredicto: La opción más completa y con mejor relación coste/protección para empresas de 30 a 200 empleados. El sobrecoste respecto a un SaaS básico (entre 1 y 2 EUR más por empleado/mes) se amortiza con la primera inspección o el primer litigio evitado.

Criterios de decisión: cómo elegir el software adecuado

1. Coste real por empleado (no solo el precio de licencia)

El precio por empleado/mes es el dato más visible, pero no el más relevante. El coste real incluye:

• Licencia del software: El precio publicado.
• Implantación: Algunos proveedores cobran un setup fee de entre 500 y 5.000 EUR.
• Formación: ¿Cuánto tiempo de RRHH se necesita para aprender el sistema? ¿Y para formar a los empleados?
• Tiempo de administración: ¿Cuántas horas semanales dedicará RRHH a gestionar el sistema?
• Integraciones: ¿Necesitas conectar el software con tu nómina, ERP o contabilidad? ¿Tiene API? ¿Tiene coste adicional?
• Soporte: ¿El soporte está incluido? ¿En qué horario? ¿En español?

Para una empresa de 80 empleados, la diferencia entre un software de 2 EUR/empleado y uno de 5 EUR/empleado es de 240 EUR mensuales (2.880 EUR anuales). Si el software más caro ahorra 3 horas semanales de trabajo administrativo (a 25 EUR/hora = 300 EUR mensuales), el coste neto es inferior al del software barato.

2. Cumplimiento normativo actual y futuro

El software debe cumplir, como mínimo, con los requisitos del artículo 34.9 del ET vigente:

• Registro de hora de inicio y fin de jornada.
• Identificación individual del trabajador.
• Conservación durante 4 años.
• Acceso para trabajadores, representantes y la ITSS.

Pero también debe estar preparado para los requisitos de la reforma del registro horario digital de 2026:

• Formato exclusivamente digital.
• Credenciales individuales e intransferibles (usuario/PIN, QR, NFC; sin biometría).
• Inmutabilidad de registros con trazabilidad de cambios.
• Acceso remoto de la ITSS sin intervención del empresario.
• Registro de pausas y horas extra con forma de compensación.

Un software que no cumpla estos requisitos futuros obligará a migrar a otra solución en un plazo corto, con los costes asociados de migración de datos, nueva formación y período de adaptación.

3. Valor probatorio de los registros

Este es el criterio que más empresas ignoran y el que más impacto tiene cuando las cosas van mal. El valor probatorio determina si los registros de tu empresa servirán como prueba válida en un procedimiento judicial.

La diferencia es concreta. En un juicio por reclamación de horas extra:

• Registro sin valor probatorio: El juez no puede dar por probado que los horarios registrados son los reales. La carga de la prueba recae sobre la empresa, que no puede demostrar la autenticidad de sus datos. Resultado habitual: condena al pago de las horas reclamadas por el trabajador.
• Registro con valor probatorio: Un perito puede certificar que los registros son auténticos, que no han sido alterados y que fueron generados en tiempo real. El juez puede dar por probados los horarios registrados. Resultado habitual: desestimación de la reclamación infundada.

La sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Castilla-La Mancha (Sala de lo Social, Sección 2.ª, Sentencia 1369/2024 de 24 de octubre) confirmó que la empresa debe aportar un sistema de registro fiable y con garantías de integridad para que los registros tengan valor probatorio pleno.

Para entender en profundidad el papel del perito informático en la validación de registros horarios, consulta nuestro artículo Perito informático y registro horario.

4. Escalabilidad y flexibilidad

Una empresa de 50 empleados hoy puede tener 120 dentro de dos años. El software debe crecer sin fricciones:

• Sin límites artificiales: Algunos proveedores establecen tramos de precio que encarecen desproporcionadamente el servicio al pasar de un umbral (por ejemplo, de 50 a 51 empleados).
• Multicentro: Si la empresa tiene varios centros de trabajo, el software debe gestionarlos desde una sola cuenta sin coste adicional por centro.
• Multiturnos: Gestión de turnos rotativos, turnos partidos, guardias y disponibilidades sin configuraciones complejas.
• Teletrabajo: Fichaje desde cualquier ubicación, con verificación opcional de geolocalización (respetando los límites del RGPD).
• Nuevas funcionalidades: Gestión de vacaciones, control de ausencias, horas extra, informes para la RLT.

5. Soporte en español y conocimiento de la normativa española

Este criterio puede parecer obvio, pero no lo es. Muchos softwares de fichaje del mercado son traducciones de productos desarrollados en otros países (Estados Unidos, Reino Unido, Alemania) que no contemplan las particularidades de la normativa laboral española:

• El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS sobre actuación en materia de registro de jornada.
• Las sentencias del Tribunal Supremo y los TSJ sobre valor probatorio de registros.
• Las particularidades de los convenios colectivos españoles.
• La Guía de la AEPD sobre biometría.
• La reforma del registro horario digital de 2026.

Un proveedor que no conozca estos elementos no puede garantizar que su software cumpla con todos los requisitos aplicables.

6. Permanencia y condiciones contractuales

Un factor que muchas PYMEs pasan por alto hasta que intentan cambiar de proveedor:

• Permanencia: ¿Existe un período mínimo de contratación? 12 o 24 meses de permanencia pueden convertirse en un problema si el software no cumple expectativas.
• Exportación de datos: ¿Puedes exportar todos tus datos históricos en un formato estándar (CSV, JSON) si decides cambiar?
• Propiedad de los datos: ¿Los datos son tuyos o del proveedor? El RGPD establece que el responsable del tratamiento es la empresa, pero algunos contratos contienen cláusulas ambiguas.
• Precio garantizado: ¿El precio está garantizado o puede subir unilateralmente? Algunos proveedores ofrecen precios de entrada bajos que incrementan significativamente después del primer año.

Comparativa de costes: análisis para empresa de 80 empleados

Coste a 3 años

El Excel aparece como la opción más cara a 3 años, pese a tener coste de licencia cero. El tiempo administrativo dedicado a gestionar registros manuales para 80 empleados representa el grueso del coste.

El SaaS con evidencia digital es 3.960 EUR más caro a 3 años que el SaaS básico, pero ofrece valor probatorio alto y reduce el tiempo de administración a la mitad. Una sola sanción grave (7.501 EUR en grado mínimo) o un litigio por horas extra (coste medio de defensa letrada: 3.000-8.000 EUR) amortiza la diferencia.

Datos de la ITSS: por qué las PYMEs medianas están en el punto de mira

Actuaciones inspectoras 2024

La Memoria Anual de la ITSS correspondiente a 2024 revela datos relevantes para las PYMEs de 30 a 200 empleados:

• 9.097 actuaciones específicas de registro de jornada (frente a 7.200 en 2023).
• 1.869 infracciones levantadas.
• 21.649 trabajadores afectados por esas infracciones.
• 20,2 millones de euros en multas por infracciones de tiempo de trabajo.
• Tasa de infracción: El 20,5 % de las empresas inspeccionadas recibió algún tipo de sanción o requerimiento.

Sectores más inspeccionados

Las PYMEs de sectores como hostelería, comercio y construcción tienen mayor probabilidad de ser inspeccionadas, pero ningún sector está exento.

Plan Estratégico ITSS 2025-2027

El Plan Estratégico de la ITSS para el período 2025-2027 establece el control del tiempo de trabajo como una de sus líneas prioritarias de actuación. Esto incluye:

1. Campañas sectoriales específicas: Actuaciones programadas por sector, con atención particular a hostelería, comercio, transporte y construcción.
2. Cruce de bases de datos: La ITSS utilizará datos de la Seguridad Social, nóminas, contratos y declaraciones fiscales para detectar discrepancias que puedan indicar jornadas no registradas o registros falsos.
3. Acceso telemático: Preparación de las infraestructuras para el acceso remoto a los registros que exigirá la reforma.

Para las PYMEs de 30 a 200 empleados, esto significa que la probabilidad de recibir una inspección de registro de jornada durante los próximos dos años es significativamente mayor que en años anteriores.

Si quieres prepararte para una posible inspección, consulta nuestra guía Auditoría de registro horario: cómo preparar tu empresa.

Los 5 errores más comunes en PYMEs de 30-200 empleados

Error 1: Elegir por precio, no por cumplimiento

El software más barato no es el más económico. El coste de una sanción grave (7.501-30.000 EUR) supera con creces la diferencia de precio entre un software básico y uno con garantías reales. Y con el nuevo régimen sancionador por trabajador que contempla la reforma, los números se multiplican.

Error 2: No verificar la inmutabilidad de los registros

Muchos softwares permiten al administrador modificar fichajes de los empleados sin conservar el dato original. Esto tiene dos consecuencias: incumple el requisito de inmutabilidad que exigirá la reforma y elimina el valor probatorio de los registros en caso de litigio.

Pregunta concreta al proveedor: “Si modifico un fichaje, ¿se conserva el dato original con fecha, hora y usuario que hizo la modificación?“. Si la respuesta es no, el software no ofrece inmutabilidad real.

Error 3: No prepararse para la reforma del registro horario digital

La reforma está en tramitación avanzada y su aprobación se espera durante 2026. Las empresas que esperen a la publicación en el BOE para empezar a buscar software tendrán un plazo de adaptación de entre 6 y 12 meses (según los borradores del texto). Las que ya utilicen un sistema digital conforme no necesitarán cambiar nada.

Consulta nuestra guía completa sobre la reforma en Nueva ley de fichaje digital obligatorio 2026.

Error 4: Ignorar el teletrabajo

Desde la Ley 10/2021, las empresas que permiten trabajo a distancia deben garantizar el registro de jornada también para los trabajadores en remoto. Un sistema que solo funciona con terminales físicos en el centro de trabajo no cumple con esta obligación.

Para profundizar en las obligaciones específicas del registro horario en teletrabajo, consulta nuestro artículo Registro horario y teletrabajo: obligaciones.

Error 5: No consultar a los representantes de los trabajadores

El artículo 34.9 del ET exige que la organización del registro se negocie con los representantes legales de los trabajadores o, en su defecto, que se les consulte antes de tomar una decisión unilateral. Omitir este paso puede constituir una infracción adicional e invalida parcialmente el sistema desde una perspectiva procedimental.

En empresas de 30 a 200 empleados es habitual que existan delegados de personal o comité de empresa. La consulta debe ser documentada y de buena fe.

Cómo evaluar proveedores: checklist práctico

Antes de contratar un software de fichaje, verifica estos puntos:

Cumplimiento normativo

• ¿Registra hora real de inicio y fin de jornada (no la teórica)?
• ¿Permite registrar pausas y horas extra?
• ¿Conserva los datos durante 4 años como mínimo?
• ¿Permite el acceso a los registros por parte de los trabajadores?
• ¿Permite el acceso a los registros por parte de los representantes legales?
• ¿Es compatible con los requisitos de la reforma del registro horario digital?
• ¿Utiliza credenciales individuales (no biometría)?
• ¿Ofrece acceso telemático para la ITSS?

Inmutabilidad y valor probatorio

• ¿Conserva el dato original cuando se modifica un registro?
• ¿Registra quién modificó, qué modificó y cuándo?
• ¿La trazabilidad es estructurada y no eliminable?
• ¿Utiliza hash criptográfico u otro mecanismo de integridad?
• ¿Un perito informático puede verificar la autenticidad de los registros?

Funcionalidad para PYMEs medianas

• ¿Gestiona múltiples centros de trabajo?
• ¿Permite fichaje desde dispositivo móvil (teletrabajo)?
• ¿Gestiona turnos rotativos y jornadas partidas?
• ¿Incluye gestión de vacaciones y ausencias?
• ¿Genera informes para la RLT (representación legal de los trabajadores)?
• ¿Se integra con software de nóminas o ERP?

Condiciones comerciales

• ¿Sin permanencia obligatoria?
• ¿Permite exportar todos los datos históricos?
• ¿Precio transparente sin costes ocultos (setup, soporte, integraciones)?
• ¿Soporte en español incluido?
• ¿Garantía de precio a medio plazo?

Por qué DALTICO Equipo es la opción para PYMEs de 30 a 200 empleados

DALTICO Equipo es un Sistema de Evidencia Laboral Digital Certificada diseñado específicamente para PYMEs españolas de este segmento. No es un fichador básico ni una suite enterprise sobredimensionada: es una herramienta que resuelve el problema concreto de las empresas medianas que necesitan cumplir con la normativa laboral española con garantías reales.

Lo que incluye:

• Control horario con fichaje desde web, app móvil y QR/NFC.
• Inmutabilidad real de registros con trazabilidad completa (quién modificó, qué, cuándo, valor anterior).
• Respaldo pericial por perito informático forense certificado.
• Gestión de vacaciones, ausencias y horas extra integrada.
• Credenciales individuales conformes con la reforma del registro horario digital.
• Acceso telemático para la ITSS.
• Sin permanencia, sin costes de implantación, soporte en español incluido.
• Precio transparente por empleado/mes. Consulta nuestros precios.

Lo que no incluye:

• Módulos que no necesitas y que encarecen la licencia.
• Funcionalidades de enterprise que complican la configuración.
• Biometría (no la necesitas y, desde noviembre de 2023, presenta problemas legales).
• Permanencias ni penalizaciones por cancelar.

Si tu empresa tiene entre 30 y 200 empleados y necesita un sistema de fichaje que cumpla con la ley actual, esté preparado para la reforma de 2026 y proteja a tu empresa en caso de inspección o litigio, solicita una demostración o consulta nuestra guía completa sobre el registro horario obligatorio en España.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un software de fichaje para una PYME de 80 empleados?

El rango habitual para una solución SaaS es de 160 a 560 EUR mensuales (entre 2 y 7 EUR por empleado/mes), dependiendo de las funcionalidades incluidas. Los terminales biométricos requieren una inversión adicional de hardware (800-3.000 EUR por terminal). Los métodos manuales, aunque aparentemente gratuitos, tienen un coste oculto de entre 400 y 1.000 EUR mensuales en tiempo administrativo.

¿Es obligatorio tener software de fichaje en 2026?

Con la normativa vigente (artículo 34.9 ET, RD 8/2019), la ley no exige un formato específico. Sin embargo, la reforma en tramitación durante 2026 establecerá la obligatoriedad del formato digital con requisitos de inmutabilidad y acceso remoto. Las empresas que ya utilicen un software digital conforme no necesitarán cambiar nada.

¿Puede la ITSS acceder a mis registros de forma remota?

Con la normativa vigente, la ITSS accede a los registros durante las visitas presenciales. La reforma del registro horario digital prevé el acceso telemático sin intervención previa del empresario. Las empresas deben estar preparadas para este escenario.

¿Qué pasa si cambio de software y pierdo datos históricos?

La obligación de conservar los registros durante 4 años es del empresario, no del proveedor de software. Antes de cambiar de proveedor, asegúrate de exportar todos los datos históricos en un formato estándar y verifica que el nuevo sistema permite importarlos o que los conservas de forma independiente.

¿Puedo usar la biometría (huella dactilar) como método de fichaje?

Desde la publicación de la Guía de la AEPD sobre tratamientos biométricos en noviembre de 2023, la huella dactilar como método de fichaje presenta problemas legales graves. La reforma del registro horario digital de 2026 excluye expresamente la biometría. Las alternativas conformes incluyen PIN, QR y NFC con credenciales individuales.

Recurso gratuito: Guía: Nueva ley de fichaje digital 2026 — Si estás evaluando software de fichaje para tu PYME, necesitas conocer los requisitos que exigirá la reforma. Descarga esta guía con todo lo que cambia y cómo prepararte.

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