Cómo Elegir un Software de Fichaje: 7 Criterios que la ITSS Sí Revisa

En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) realizó 9.097 actuaciones específicas de registro de jornada, detectando 1.869 infracciones que afectaron a 21.649 trabajadores. Las multas por infracciones de tiempo de trabajo alcanzaron los 20,19 millones de euros, un incremento del 8,78 % respecto a los 18,56 millones de 2023. El número de actuaciones inspectoras ha pasado de 2.676 en 2019 a 9.097 en 2024: se ha más que triplicado en cinco años (Fuente: Memoria Anual ITSS 2024).

Frente a estos datos, la pregunta que se hacen miles de empresas no es si necesitan un software de fichaje (la ley ya no deja margen de duda), sino cómo elegir el correcto. Y la respuesta debería empezar por una pregunta diferente: ¿qué revisa exactamente un inspector de trabajo cuando audita el sistema de registro horario de una empresa?

El Criterio Técnico 101/2019, emitido por la Dirección General de la ITSS y publicado el 10 de junio de 2019, es el documento que establece las directrices que siguen los inspectores cuando comprueban el cumplimiento de la obligación de registro de jornada. Combinado con la reforma del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores actualmente en tramitación, y con los criterios del RGPD, estos siete criterios representan lo que la ITSS realmente evalúa y lo que debería guiar tu decisión de compra.

No vamos a hacer una comparativa de marcas. Lo que vamos a hacer es analizar cada criterio técnico, explicar qué busca el inspector cuando lo evalúa, y darte las preguntas exactas que deberías hacer a cualquier proveedor antes de firmar un contrato.

Por qué estos 7 criterios y no otros

El mercado de software de fichaje en España ha explotado desde 2019. Hay decenas de proveedores que compiten en precio, funcionalidades y diseño. Las webs de comparativas ordenan los productos por estrellas, opiniones de usuarios y listas de funciones que van desde “fichaje con un clic” hasta “inteligencia artificial para predicción de ausencias”.

Todo eso está bien, pero nada de eso es lo que evalúa un inspector de trabajo cuando se presenta en tu empresa.

Un inspector no pregunta si la app es bonita. No evalúa si tiene modo oscuro o integración con Slack. Lo que evalúa es si tu sistema de registro cumple con los requisitos legales que la norma establece y que el Criterio Técnico 101/2019 concreta para la actividad inspectora.

Estos siete criterios no son una invención nuestra. Son la destilación de tres fuentes normativas:

1. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (en su redacción actual y en la reforma en tramitación).
2. El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS (disponible en la web del Ministerio de Trabajo: mites.gob.es).
3. El Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la LOPDGDD 3/2018, en lo relativo al tratamiento de datos de los trabajadores.

Si tu software cumple estos siete criterios, estás preparado para una inspección. Si no los cumple, el número de funcionalidades adicionales es irrelevante.

Criterio 1: Registro de hora real (sin redondeo)

Qué exige la norma

El artículo 34.9 del ET establece que el registro debe incluir “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. La palabra clave es “concreto”: la hora real, no la hora teórica.

El Criterio Técnico 101/2019 desarrolla esta exigencia al señalar que el registro de jornada debe reflejar la jornada efectivamente realizada, no el horario general de aplicación en la empresa, ni el calendario laboral, ni los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos. El registro que simplemente replica el horario pactado en el contrato no cumple la obligación legal.

Qué revisa el inspector

Cuando un inspector examina los registros de jornada, busca patrones que delaten que los datos no reflejan la realidad:

• Horas siempre redondas: si todos los trabajadores fichan a las 8:00 y salen a las 17:00 todos los días durante meses, el inspector sabe que esos datos no son reales. Nadie entra y sale exactamente a la misma hora todos los días.
• Uniformidad sospechosa: si los registros de una plantilla de 50 personas muestran variaciones de menos de un minuto entre sí, es una señal clara de que alguien ha rellenado los registros manualmente o ha configurado el sistema para registrar la hora teórica.
• Ausencia de incidencias: en una empresa real, hay olvidos de fichaje, retrasos, salidas anticipadas, horas extra. Un registro sin ninguna incidencia en meses es, paradójicamente, sospechoso.

Qué preguntar a tu proveedor

• ¿El sistema registra el timestamp exacto del servidor en el momento del fichaje, o utiliza la hora del dispositivo del trabajador?
• ¿El sistema permite configurar redondeos automáticos? Si es así, ¿los redondeos se aplican al dato mostrado o al dato almacenado?
• ¿El dato original (hora exacta del fichaje) se conserva siempre, incluso cuando se aplican reglas de redondeo para cálculos de nómina?

Lo que debería ocurrir: el sistema registra la hora exacta del servidor (no del dispositivo del trabajador, que puede estar manipulado) y la almacena como dato inmutable. Si la empresa necesita redondear para efectos de nómina (por ejemplo, redondear al cuarto de hora más cercano), el redondeo se aplica sobre una copia del dato, nunca sobre el dato original.

Señal de alarma: el proveedor te dice que el sistema puede configurarse para registrar automáticamente la hora del contrato en lugar de la hora real. Esto es exactamente lo que la ITSS busca para sancionar.

Criterio 2: Inmutabilidad y trazabilidad

Qué exige la norma

El Criterio Técnico 101/2019 establece que el sistema de registro debe ofrecer “garantías de fiabilidad e invariabilidad de los datos registrados”. La comprobación de la existencia del registro, señala el Criterio, “debe poder realizarse en el centro de trabajo, lo que evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros”.

La reforma del artículo 34.9 ET refuerza este requisito al exigir que toda corrección genere un registro de auditoría que preserve el dato original, la identidad del usuario que realizó la modificación y la fecha y hora de la corrección.

Qué revisa el inspector

El inspector quiere saber si los datos que está viendo son los datos originales o si han sido modificados después del hecho. Para ello:

• Solicita los registros de un periodo concreto (por ejemplo, el último trimestre).
• Compara la coherencia interna de los datos: ¿hay fichajes a las 3:00 de la madrugada un martes? ¿Hay fichajes de entrada sin fichaje de salida? ¿Hay registros que parecen haber sido generados retroactivamente?
• Si el sistema es digital, puede solicitar el log de auditoría para verificar si ha habido modificaciones y quién las realizó.

Qué preguntar a tu proveedor

• Cuando un administrador corrige un fichaje (por ejemplo, porque un empleado olvidó fichar), ¿qué ocurre con el dato original? ¿Se sobrescribe o se conserva?
• ¿Existe un log de auditoría que registre quién modificó qué dato, cuándo y por qué?
• ¿Puedo, como administrador, eliminar un registro de fichaje por completo, sin dejar rastro?
• ¿Los registros utilizan algún mecanismo de integridad (hash criptográfico, encadenamiento, firma digital)?

Lo que debería ocurrir: el sistema almacena los fichajes en modo append-only (solo se pueden añadir, nunca eliminar o sobrescribir). Cada corrección genera un nuevo registro que referencia al original, conservando ambos. El log de auditoría es independiente del sistema principal y no puede ser modificado por el administrador de la empresa.

Señal de alarma: el proveedor te dice que puedes “borrar fichajes erróneos” o “editar la hora directamente”. Un sistema que permite la modificación sin trazabilidad es un sistema que la ITSS puede cuestionar.

Para un análisis técnico en profundidad de este criterio, consulta nuestra guía sobre requisitos técnicos del registro horario digital.

Criterio 3: Accesibilidad inmediata para la inspección

Qué exige la norma

El artículo 34.9 del ET establece que los registros deben estar “a disposición” de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. El Criterio Técnico 101/2019 concreta qué significa “a disposición”:

“La comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo.”

Y añade que, cuando el registro se realiza por medios electrónicos o informáticos, “la ITSS puede requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable”.

La reforma en tramitación va más allá: contempla que la ITSS pueda acceder a los registros de forma telemática, sin intervención previa del empresario. Esto significa que el sistema debe estar preparado para dar acceso remoto a los inspectores.

Qué revisa el inspector

El inspector se presenta en el centro de trabajo (generalmente sin aviso previo) y solicita ver los registros de jornada. Lo que evalúa:

• Tiempo de respuesta: si la empresa necesita “pedir el acceso al proveedor”, “esperar a que llegue el responsable de RRHH” o “exportar los datos desde otro sistema”, la accesibilidad no es inmediata.
• Formato: los datos deben presentarse en un formato que el inspector pueda analizar. Un PDF de 200 páginas no es lo mismo que un archivo CSV que puede filtrarse por trabajador, fecha o centro de trabajo.
• Completitud: el inspector puede solicitar los registros de los últimos cuatro años. Si el sistema solo muestra los del último mes o los del año en curso, hay un problema de cumplimiento.

Qué preguntar a tu proveedor

• ¿Cuánto tiempo tarda en generar un informe de registro horario para toda la plantilla durante un trimestre?
• ¿En qué formatos se exportan los datos? ¿Son formatos estándar (CSV, XML, PDF) o propietarios?
• ¿Necesito conexión a internet para acceder a los registros? Si hay una caída del servicio, ¿hay una copia local accesible?
• ¿El sistema tiene un portal o funcionalidad específica para facilitar el acceso a inspectores?

Lo que debería ocurrir: el responsable de RRHH o el administrador del sistema puede generar un informe completo en menos de cinco minutos, directamente desde la aplicación, sin necesidad de asistencia técnica del proveedor. El informe debe poder filtrarse por trabajador, periodo, centro de trabajo y tipo de registro (entradas, salidas, pausas, horas extra).

Señal de alarma: el proveedor te dice que “para exportaciones masivas hay que contactar con soporte” o que “los datos de más de un año se archivan y requieren un proceso de recuperación”. Si el inspector está en tu oficina, no tiene tiempo para esperar a soporte técnico.

Criterio 4: Conservación durante 4 años

Qué exige la norma

El artículo 34.9 del ET es inequívoco: “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años, permaneciendo a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”

El plazo de cuatro años se computa desde la fecha de cada registro individual, no desde la fecha de extinción del contrato. Esto tiene implicaciones prácticas importantes: si un trabajador fichó el 15 de marzo de 2022, ese registro debe estar disponible hasta el 15 de marzo de 2026.

Qué revisa el inspector

El inspector puede solicitar los registros de cualquier periodo dentro de los últimos cuatro años. Los escenarios más habituales:

• Solicita los registros del último año para una comprobación general.
• Solicita los registros de un periodo concreto vinculado a una denuncia de un trabajador (por ejemplo, “los registros de este trabajador durante los meses de septiembre a noviembre de 2023”).
• En el contexto de una reclamación de horas extra, solicita los registros completos del trabajador durante toda la relación laboral (o los últimos cuatro años).

Qué preguntar a tu proveedor

• ¿El plan que estoy contratando incluye almacenamiento de datos durante los cuatro años que exige la ley, o hay un límite de retención?
• ¿Qué ocurre con mis datos si cambio de proveedor o cancelo la suscripción? ¿Se me entregan? ¿En qué formato? ¿Se eliminan inmediatamente?
• ¿Los datos se almacenan en servidores dentro de la UE/EEE, conforme al RGPD?
• ¿Existe un plan de backup y recuperación ante desastres? ¿Con qué frecuencia se prueban las copias de seguridad?

Lo que debería ocurrir: el sistema conserva todos los registros durante un mínimo de cuatro años sin coste adicional por almacenamiento histórico. En caso de cancelación, el proveedor entrega los datos en un formato estándar (CSV, XML) y concede un plazo razonable (30-90 días) para la migración antes de eliminar los datos. Los servidores están ubicados en la UE/EEE y cuentan con copias de seguridad automatizadas y probadas.

Señal de alarma: el proveedor ofrece “almacenamiento de 12 meses incluido” y cobra un extra por el histórico. O el proveedor no puede garantizar la entrega de los datos en caso de cancelación. Si tu proveedor quiebra y no puedes recuperar tus datos, la responsabilidad legal de conservación sigue siendo tuya.

Criterio 5: Interoperabilidad (exportación de datos)

Qué exige la norma

El Criterio Técnico 101/2019 establece que, cuando el registro se realiza por medios electrónicos, la ITSS puede requerir “su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable”.

Las palabras clave son “legible” y “tratable”. Legible significa que un inspector pueda leer los datos sin necesidad de un software propietario. Tratable significa que pueda procesarlos: filtrar, ordenar, calcular totales, cruzar con otros datos.

La reforma en tramitación refuerza este requisito al exigir que los sistemas de registro sean interoperables con los sistemas de la ITSS, lo que implica formatos estandarizados y, potencialmente, una API de acceso.

Qué revisa el inspector

El inspector solicita los datos en un formato que pueda trabajar. Lo que evalúa:

• Formato estándar: CSV, XML o, como mínimo, PDF con datos estructurados (no capturas de pantalla).
• Contenido mínimo: cada registro debe incluir, como mínimo, identificación del trabajador, fecha, hora de inicio, hora de fin y, si procede, pausas y horas extra.
• Coherencia: los datos exportados deben coincidir exactamente con los que se muestran en la aplicación. No puede haber discrepancias entre lo que el sistema muestra en pantalla y lo que exporta.

Qué preguntar a tu proveedor

• ¿En qué formatos puedo exportar los datos de registro? ¿CSV, XML, PDF, Excel?
• ¿La exportación incluye todos los campos (incluyendo pausas, horas extra, incidencias, correcciones)?
• ¿Hay algún límite en el volumen de datos que puedo exportar en una sola operación?
• ¿La API del sistema permite la extracción automatizada de datos por sistemas de terceros (asesoría, software de nóminas, sistemas de la ITSS)?

Lo que debería ocurrir: el sistema permite exportar los datos de cualquier periodo, para cualquier selección de trabajadores, en al menos dos formatos estándar (CSV y PDF como mínimo). La exportación es autoservicio (no requiere intervención del proveedor) y está disponible para los perfiles de administrador y de RRHH.

Señal de alarma: el proveedor solo permite exportar en un formato propietario, o la exportación tiene un límite de “1.000 registros por operación”, o necesitas pagar un plan superior para acceder a la funcionalidad de exportación.

Criterio 6: Cumplimiento RGPD

Qué exige la norma

El registro horario implica el tratamiento de datos personales de los trabajadores. Cada fichaje contiene, como mínimo, la identidad del trabajador, la hora y la fecha. Si el sistema incluye geolocalización, el dato es aún más sensible.

El Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la LOPDGDD 3/2018 establecen un marco de obligaciones que el responsable del tratamiento (la empresa) y el encargado del tratamiento (el proveedor de software) deben cumplir.

La AEPD, en su guía sobre protección de datos en las relaciones laborales (2021), señala específicamente que “la ejecución del contrato de trabajo no implica que la persona empleadora pueda conocer cualquier tipo de dato personal de las personas trabajadoras” y hace hincapié en el principio de minimización.

Qué revisa el inspector

Un inspector de trabajo no es un inspector de protección de datos, pero puede detectar irregularidades que deriven en una denuncia ante la AEPD. Lo que puede observar:

• Acceso indiscriminado: si cualquier empleado con acceso al sistema puede ver los registros de toda la plantilla, hay un problema de control de accesos.
• Datos excesivos: si el sistema muestra datos que van más allá de los necesarios para el registro de jornada (ubicación continua, capturas de pantalla, actividad en el ordenador), el inspector puede considerar que el tratamiento es desproporcionado.
• Falta de información: si los trabajadores no han sido informados sobre el tratamiento de sus datos en el contexto del registro horario, o si no consta documentación de dicha información, hay un incumplimiento del artículo 13 del RGPD.

Qué preguntar a tu proveedor

• ¿El proveedor actúa como encargado del tratamiento? ¿Existe un contrato de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD?
• ¿Dónde se almacenan los datos? ¿Servidores en la UE/EEE?
• ¿El proveedor tiene un Delegado de Protección de Datos (DPD)?
• ¿Se ha realizado una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD) para el sistema?
• ¿Qué medidas de seguridad técnicas y organizativas implementa? ¿Cifrado en tránsito y en reposo? ¿Control de accesos basado en roles?
• Si el sistema incluye geolocalización, ¿cuáles son las bases legales del tratamiento? ¿Se informa expresamente a los trabajadores?

Lo que debería ocurrir: el proveedor firma un contrato de encargo de tratamiento, almacena los datos en la UE/EEE, implementa cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256 o equivalente), ofrece control de accesos basado en roles (administrador, RRHH, empleado, representante de trabajadores) y tiene documentación disponible sobre sus medidas de seguridad.

Señal de alarma: el proveedor almacena datos fuera de la UE sin garantías adecuadas, no tiene DPD, no puede proporcionar un contrato de encargo de tratamiento o no sabe explicar qué ocurre con los datos si la empresa cancela el servicio.

Para profundizar en los límites del RGPD respecto a la geolocalización y otros tratamientos de datos en el registro horario, consulta nuestra guía sobre registro horario y RGPD.

Criterio 7: Acceso para representantes de los trabajadores

Qué exige la norma

El artículo 34.9 del ET establece que los registros deben permanecer “a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

El derecho de acceso de los representantes legales de los trabajadores fue confirmado por la STS de 24 de septiembre de 2024, que declaró que la representación del personal tiene derecho a conocer los datos personales de cada persona trabajadora contenidos en el registro de jornada. Esta sentencia confirmó la dictada por la Audiencia Nacional el 19 de abril de 2022.

Qué revisa el inspector

El inspector puede preguntar a los representantes de los trabajadores si tienen acceso efectivo a los registros. Si los representantes declaran que no pueden consultar los registros o que la empresa se los niega, el inspector puede considerarlo una infracción autónoma, independiente de la calidad del propio registro.

Qué preguntar a tu proveedor

• ¿El sistema tiene un perfil de acceso específico para representantes de los trabajadores, diferenciado del perfil de empleado y del perfil de administrador?
• ¿Qué datos puede ver el perfil de representante? ¿Solo datos agregados o datos individuales por trabajador?
• ¿El acceso del representante está limitado a los trabajadores de su ámbito de representación?
• ¿Existe un registro de las consultas realizadas por los representantes (para trazabilidad)?

Lo que debería ocurrir: el sistema ofrece un perfil de acceso para representantes legales de los trabajadores que les permite consultar los registros de jornada de los trabajadores dentro de su ámbito de representación, sin posibilidad de modificar los datos. El acceso debe ser autónomo (el representante no necesita pedir a RRHH que le genere un informe) y documentado (queda constancia de qué datos consultó y cuándo).

Señal de alarma: el proveedor no tiene un perfil de representante y te dice que “puedes darles acceso de administrador” o que “puedes exportar un informe y enviárselo por email”. El acceso debe ser directo, autónomo y limitado a consulta.

Tabla comparativa: tipos de software y cumplimiento de criterios

La columna de la derecha de esta tabla no es un ejercicio de marketing. Representa lo que un sistema de registro horario debería ofrecer si su objetivo es proteger a la empresa ante una inspección, una demanda laboral o un procedimiento judicial. La inmutabilidad con hash criptográfico, el almacenamiento append-only y la trazabilidad completa no son funcionalidades “premium”: son la diferencia entre un registro que tiene valor probatorio y uno que no lo tiene.

Lo que no está en esta lista (y por qué)

Hay criterios que son importantes para la gestión diaria pero que la ITSS no evalúa directamente:

• Facilidad de uso: crucial para la adopción por parte de los empleados, pero irrelevante para el inspector.
• Diseño visual: la experiencia de usuario importa para la productividad, no para el cumplimiento.
• Integraciones con nómina o ERP: útiles para la eficiencia operativa, pero el inspector no verifica si tu software de fichaje se conecta con tu software de nóminas.
• Precio: el coste es un factor de decisión empresarial, pero un sistema que cuesta 2 EUR/usuario/mes y no cumple estos siete criterios es más caro que uno que cuesta 5 EUR/usuario/mes y sí los cumple, porque el ahorro se evapora con la primera sanción.

Dicho esto, un software que cumple los siete criterios técnicos pero es inutilizable en la práctica fracasará igualmente: los trabajadores no ficharán, los datos serán incompletos y el registro no reflejará la realidad. El equilibrio entre cumplimiento legal y usabilidad es la clave.

Cómo evaluar a tu proveedor: el protocolo de las 7 preguntas

Antes de contratar un software de fichaje, envía a tu proveedor potencial este cuestionario. Las respuestas te dirán más que cualquier demo comercial:

1. ¿Cómo garantizáis que la hora registrada es la hora real del fichaje y no la hora teórica del contrato? Respuesta esperada: timestamp del servidor con precisión de segundos.

2. ¿Qué ocurre técnicamente cuando un administrador corrige un fichaje? Respuesta esperada: se genera un nuevo registro de corrección que conserva el dato original, con identificación del usuario, timestamp y motivo.

3. ¿Cuánto tiempo tarda un administrador en generar un informe exportable de un trimestre para toda la plantilla? Respuesta esperada: menos de cinco minutos, autoservicio, sin intervención del proveedor.

4. ¿Los datos se conservan durante los cuatro años que exige la ley? ¿Qué ocurre con los datos si cancelo la suscripción? Respuesta esperada: conservación incluida, entrega de datos en formato estándar en caso de cancelación, plazo razonable de migración.

5. ¿En qué formatos puedo exportar los datos? ¿Hay limitaciones de volumen? Respuesta esperada: CSV y PDF como mínimo, sin límite de registros por exportación, con todos los campos incluidos.

6. ¿Tenéis un contrato de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD? ¿Dónde se almacenan los datos? Respuesta esperada: contrato disponible, servidores en la UE/EEE, cifrado en tránsito y en reposo, DPD designado.

7. ¿El sistema ofrece un perfil de acceso específico para los representantes legales de los trabajadores? Respuesta esperada: sí, con acceso autónomo, limitado a consulta, dentro del ámbito de representación.

Si el proveedor no puede responder a estas siete preguntas de forma clara y documentada, busca otro proveedor.

Preguntas frecuentes

¿La ITSS puede presentarse sin previo aviso para comprobar el registro horario?

Sí. Las actuaciones de la ITSS pueden realizarse sin comunicación previa (artículo 14 de la Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social). El inspector puede presentarse en el centro de trabajo en cualquier momento y solicitar los registros de jornada. Por eso la accesibilidad inmediata es un criterio fundamental: si necesitas tiempo para “preparar” los datos, el inspector puede asumir que estás alterándolos. Para más detalles sobre qué esperar en una inspección de trabajo, consulta nuestra guía específica.

¿Basta con tener un software de fichaje para cumplir con la ley?

No. Tener el software instalado no es suficiente si los trabajadores no lo utilizan de forma efectiva. El artículo 34.9 ET establece una obligación de resultado (“garantizará”), no de medio. Si el sistema existe pero los registros están incompletos, son incoherentes o no reflejan la realidad, la empresa es responsable. La obligación de registro implica garantizar que el registro se produce efectivamente cada día, para cada trabajador.

¿El software de fichaje es el mismo que un sistema de control de presencia?

No necesariamente. Un sistema de control de presencia puede incluir funcionalidades que van más allá del registro de jornada (control de accesos físicos, videovigilancia, monitorización de actividad en el ordenador). El registro de jornada exigido por el artículo 34.9 ET se limita a la hora de inicio y fin de la jornada, las pausas y, en su caso, las horas extra. Utilizar un sistema de control de presencia más amplio para cumplir con el registro de jornada es legítimo, pero los datos adicionales que recoja deben cumplir con el RGPD y el principio de minimización.

¿Cuánto cuesta un software de fichaje que cumpla estos siete criterios?

El rango del mercado para soluciones SaaS que cumplen razonablemente con estos criterios está entre 2 y 8 EUR por usuario al mes. Las soluciones más básicas (2-3 EUR) suelen cumplir los criterios 1, 3 y 5, pero pueden tener carencias en inmutabilidad, conservación a largo plazo o perfiles de acceso para representantes. Las soluciones en el rango de 4-8 EUR suelen ofrecer los siete criterios. El coste de no cumplir (sanciones de entre 751 y 7.500 EUR por infracción, y potencialmente hasta 10.000 EUR por trabajador con la reforma) hace que la inversión en un sistema adecuado sea insignificante en comparación con el riesgo. Para una guía de selección específica por tamaño de empresa, consulta nuestro artículo sobre software de fichaje para PYMEs de 30 a 200 empleados.

¿Qué pasa si mi proveedor de software quiebra y pierdo los datos?

Este es un riesgo real que pocas empresas contemplan. Si tu proveedor de software deja de operar y no puedes acceder a tus datos de registro horario, la obligación legal de conservación durante cuatro años sigue siendo tuya. La ITSS no aceptará “mi proveedor cerró” como justificación para no presentar los registros. Por eso es fundamental que tu contrato incluya cláusulas de exportación de datos, portabilidad y plazo de retención en caso de cancelación o cese del servicio. Además, realiza exportaciones periódicas (mensuales o trimestrales) como copia de seguridad local.

Conclusión: elige con la cabeza del inspector, no con los ojos del marketing

La próxima vez que evalúes un software de fichaje, no empieces por la demo. Empieza por estos siete criterios. Imprímelos. Envíalos a los proveedores que estés evaluando. Compara las respuestas. Un proveedor que puede responder con claridad y documentación a estas siete preguntas probablemente tiene un producto serio. Un proveedor que te redirige a la página de funcionalidades o te responde con vaguedades probablemente no.

En DÁLTICO desarrollamos DÁLTICO Equipo con estos siete criterios como base de diseño, no como funcionalidad añadida. Nuestro sistema de Evidencia Digital Laboral Certificada genera registros inmutables con hash criptográfico, trazabilidad completa, exportación en formatos estándar y perfiles de acceso diferenciados para administradores, empleados, representantes legales e inspectores.

Si quieres evaluar DÁLTICO Equipo con las mismas preguntas que hemos planteado en este artículo, solicita una demo. Te responderemos a las siete. Y a las que se te ocurran después.

Recurso gratuito: Checklist: ¿Tu empresa pasaría una inspección de trabajo? — 15 puntos que la ITSS revisa en materia de registro horario. Usa este checklist para evaluar si tu software actual cumple antes de la próxima inspección.

Glosario relacionado

• Fichaje digital: Registro electronico de entrada y salida del trabajador.
• Fichaje biometrico: Identificacion del empleado mediante datos biometricos como huella o rostro.
• NFC: Tecnologia de comunicacion inalambrica de corto alcance para fichaje por tarjeta.
• Control de presencia: Sistema que verifica la asistencia fisica del trabajador.

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