Facturacion Electronica Obligatoria en Espana: Guia Completa 2026-2027

El 60% de las pymes y autonomos espanoles aun no se han adaptado a la facturacion electronica obligatoria, segun el Observatorio TeamSystem-Ipsos de noviembre de 2025. Y el 54% reconoce saber poco o nada sobre la nueva normativa. Mientras tanto, los plazos avanzan: el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autonomos. Las sanciones por utilizar software no conforme alcanzan los 50.000 euros por ejercicio, sin necesidad de que exista fraude real. Esta guia reune toda la normativa vigente, los plazos actualizados tras el Real Decreto-ley 15/2025, los requisitos tecnicos de VeriFactu y un plan de accion concreto para que tu empresa cumpla a tiempo.

TL;DR: fechas y datos clave

Que es la facturacion electronica y por que se vuelve obligatoria

Definicion: mas alla de un PDF por email

La facturacion electronica no consiste en enviar una factura por correo en formato PDF. Una factura electronica es un documento estructurado que se genera, transmite y conserva en formato digital estandar (XML), permitiendo su procesamiento automatico tanto por el emisor como por el receptor y por la Administracion tributaria.

La diferencia es sustancial. Un PDF es una representacion visual de una factura, equivalente a una fotografia del documento en papel. Los sistemas informaticos no pueden leer ni validar automaticamente su contenido. Una factura electronica, en cambio:

• Se genera automaticamente desde un software certificado
• Incluye una firma electronica que garantiza su integridad
• Se transmite a la Agencia Tributaria en tiempo real o casi real
• Tiene un formato estandar que permite su validacion automatica
• No puede modificarse una vez emitida sin dejar rastro

Esta distincion es la base de toda la regulacion. El objetivo de la Administracion no es digitalizar el formato visual de las facturas, sino estructurar los datos fiscales para que puedan verificarse de forma automatica y en tiempo real.

Por que ahora: el contexto europeo y espanol

La facturacion electronica obligatoria en Espana no es una iniciativa aislada. Se enmarca en una estrategia europea mas amplia articulada a traves de tres pilares normativos:

A nivel europeo:

1. Directiva 2014/55/UE: Establecio la obligatoriedad de la factura electronica en la contratacion publica dentro de la UE.
2. ViDA (VAT in the Digital Age): Aprobado y publicado en el Diario Oficial de la UE el 25 de marzo de 2025, este paquete legislativo establece la facturacion electronica obligatoria para todas las transacciones B2B intracomunitarias a partir del 1 de julio de 2030, y exige que los Estados miembros con sistemas nacionales de reporte digital alineen sus especificaciones con el estandar europeo antes del 1 de enero de 2035.

A nivel nacional:

1. Ley 18/2022, de creacion y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece): Publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022. Su articulo 12 establece la obligatoriedad de la facturacion electronica en todas las relaciones comerciales B2B.
2. Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre: Aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas informaticos de facturacion (Reglamento VeriFactu).
3. Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre: Desarrolla las especificaciones tecnicas, funcionales y de contenido del Reglamento VeriFactu. Publicada en el BOE el 28 de octubre de 2024, su entrada en vigor marca el inicio del plazo de 9 meses para que los fabricantes de software adapten sus productos.
4. Real Decreto-ley 15/2025: Modifica los plazos de adaptacion, ampliandolos hasta 2027. Convalidado por el Congreso el 11 de diciembre de 2025.

Espana sigue asi la estela de otros paises europeos. Italia fue pionera al implantar la facturacion electronica obligatoria en todas las transacciones (B2G, B2B y B2C) desde el 1 de enero de 2019 a traves del Sistema di Interscambio (SDI). El primer ano de adopcion masiva genero 3.500 millones de euros de recaudacion adicional para el fisco italiano, segun datos del gobierno italiano. Francia y Alemania tambien avanzan hacia la obligatoriedad B2B en 2026-2028.

Ley Crea y Crece: lo que establece exactamente

La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, modifica la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Informacion para establecer que todas las empresas y profesionales deben expedir y remitir facturas electronicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales.

Los puntos clave:

• Obligatoriedad B2B: Todas las facturas entre empresas y profesionales deben ser electronicas. Las facturas a consumidores finales (B2C) no estan sujetas a esta obligacion, aunque si deben emitirse con software VeriFactu-conforme.
• Acceso gratuito al receptor: El emisor debe garantizar que el receptor pueda acceder a la factura de forma gratuita.
• Conservacion: Las facturas electronicas deben conservarse durante el plazo establecido en la Ley General Tributaria (4 anos, aunque en la practica se recomienda conservar durante 6 anos por obligaciones mercantiles conforme al Codigo de Comercio).
• Interoperabilidad: Los sistemas de facturacion deben permitir la interconexion y la interoperabilidad gratuita.
• Solucion publica gratuita: La AEAT esta desarrollando una plataforma publica y gratuita de facturacion electronica, pensada especialmente para autonomos con bajo volumen de facturacion, que estara disponible cuando entre en vigor la obligatoriedad.

VeriFactu: el sistema de la Agencia Tributaria

Que es VeriFactu y que no es

VeriFactu es el nombre coloquial del sistema de verificacion de facturas desarrollado por la Agencia Estatal de Administracion Tributaria (AEAT). Su denominacion tecnica es “Sistemas Informaticos de Facturacion” (SIF) y esta regulado por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado por la Orden HAC/1177/2024.

Es importante entender lo que VeriFactu es y lo que no es:

• VeriFactu no es un software de facturacion. Es un sistema de comunicacion entre los programas de facturacion de las empresas y los servidores de la AEAT.
• VeriFactu no es el SII (Suministro Inmediato de Informacion). Son sistemas diferentes y coexistiran.
• VeriFactu no es opcional (a partir de los plazos establecidos). Todas las empresas y autonomos deberan utilizar software conforme al reglamento.

El objetivo de VeriFactu es doble:

1. Lucha contra el fraude fiscal: Al recibir informacion de las facturas en tiempo real, la AEAT puede detectar inconsistencias y fraudes con mayor rapidez. La experiencia italiana con el SDI demostro que este tipo de sistemas genera un incremento significativo de la recaudacion desde el primer ano.
2. Simplificacion administrativa: A medio plazo, los datos enviados a traves de VeriFactu podrian reducir las obligaciones declarativas, ya que la Agencia Tributaria dispondra de la informacion necesaria para pre-cumplimentar declaraciones de IVA.

Como funciona VeriFactu en la practica

El funcionamiento de VeriFactu sigue un proceso secuencial automatico cada vez que se emite una factura:

1. Generacion de la factura: El software crea la factura con todos los datos fiscales requeridos (NIF, base imponible, tipo de IVA, cuota, etc.).
2. Registro de facturacion: El sistema genera un registro con formato XML estandarizado que incluye todos los campos obligatorios definidos en la Orden HAC/1177/2024.
3. Encadenamiento (hash): Cada registro se encadena con el anterior mediante una funcion hash criptografica (especificaciones detalladas en el articulo 13 de la Orden HAC/1177/2024). Esto crea una cadena inalterable que impide la eliminacion o modificacion de registros sin dejar rastro.
4. Firma electronica: El registro se firma electronicamente con el certificado digital del obligado tributario (articulo 14 de la Orden HAC/1177/2024).
5. Envio a la AEAT: El registro firmado se envia automaticamente a los servidores de la Agencia Tributaria. El envio puede ser inmediato o en lotes dentro de un plazo maximo de 4 dias naturales.
6. Codigo QR de verificacion: La factura incluye un codigo QR que permite a cualquier persona verificar si la factura ha sido comunicada a la AEAT (Capitulo VIII de la Orden HAC/1177/2024). Junto al QR debe figurar la frase “Factura verificable en la sede electronica de la AEAT”.

Requisitos tecnicos que debe cumplir el software

Para que un software de facturacion sea compatible con VeriFactu, debe cumplir los requisitos tecnicos establecidos en el Real Decreto 1007/2023 y desarrollados en la Orden HAC/1177/2024:

• Integridad de los registros: No debe permitir la alteracion de los registros de facturacion una vez generados.
• Trazabilidad: Debe mantener un registro completo de todas las operaciones realizadas.
• Encadenamiento hash: Cada registro debe vincularse al anterior mediante una funcion hash, creando una cadena inmutable. Las especificaciones criptograficas estan detalladas en el articulo 13 de la Orden.
• Firma electronica: Capacidad de firmar electronicamente cada registro con certificados reconocidos, conforme al articulo 14 de la Orden.
• Envio automatico: Capacidad de enviar los registros a la AEAT en el formato XML y plazo establecidos.
• Generacion de QR: Debe generar e incluir codigos QR de verificacion en las facturas emitidas, junto con la frase reglamentaria.
• Conservacion: Debe conservar los registros durante el plazo legalmente establecido.
• Declaracion responsable: El fabricante del software debe emitir una declaracion responsable confirmando que el sistema cumple todos los requisitos del Reglamento.

El plazo para que los fabricantes y comercializadores de software tengan sus productos adaptados es el 29 de julio de 2025 (9 meses desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024). A partir de esa fecha, la AEAT tambien debera tener operativo el servicio de recepcion de registros de facturacion verificables.

Dos modalidades de cumplimiento

El Reglamento contempla dos modalidades para los sistemas informaticos de facturacion:

1. Modalidad VeriFactu (envio directo): El software envia los registros de facturacion directamente a la AEAT en tiempo real o casi real. Es la modalidad preferida por la Administracion y la que ofrece mayor seguridad juridica al contribuyente.
2. Modalidad SIF (sin envio automatico): El software cumple los requisitos tecnicos de integridad, encadenamiento y firma, pero no envia automaticamente los registros a la AEAT. En este caso, los registros deben estar disponibles para ser remitidos si la Administracion los requiere.

En ambos casos, el software debe cumplir los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad. La diferencia es el momento del envio a la AEAT.

VeriFactu frente al SII: diferencias clave

Es frecuente confundir VeriFactu con el SII (Suministro Inmediato de Informacion). Son sistemas diferentes que coexistiran:

Las empresas que ya estan en el SII tambien deberan utilizar software conforme al Reglamento VeriFactu, aunque la AEAT ha previsto mecanismos de compatibilidad para evitar duplicidades en el envio de datos.

Plazos de obligatoriedad: calendario actualizado tras el RDL 15/2025

Historial de cambios en los plazos

Los plazos para la obligatoriedad de VeriFactu han sido modificados dos veces desde la publicacion del Real Decreto 1007/2023:

El Real Decreto-ley 15/2025, publicado en diciembre de 2025 y convalidado por el Congreso el 11 de diciembre de 2025, justifica la ampliacion por “la persistencia de circunstancias que dificultan el desarrollo tecnico y normativo de VeriFactu” y la conveniencia de garantizar “una implementacion ordenada y homogenea en todo el tejido empresarial”.

Calendario completo de fechas clave

Quien esta obligado y quien no

Estan obligados todos los empresarios y profesionales que tengan la obligacion de expedir facturas conforme al Reglamento de Facturacion:

• Sociedades (SA, SL, cooperativas, etc.)
• Autonomos
• Profesionales liberales
• Comunidades de bienes y sociedades civiles con actividad economica

Las unicas excepciones son las operaciones excluidas de la obligacion de facturacion, como determinadas operaciones exentas del articulo 20 de la Ley del IVA cuando el destinatario no es empresario o profesional.

Nota sobre las facturas B2C: La obligacion de facturacion electronica B2B no se extiende a las facturas a consumidores finales. Sin embargo, las facturas B2C tambien deben emitirse con software conforme al Reglamento VeriFactu (con encadenamiento, firma y, en la modalidad VeriFactu, envio a la AEAT).

Facturacion electronica B2B: plazos pendientes

Ademas de la obligacion de usar software VeriFactu, la Ley Crea y Crece establece la obligacion de emitir facturas electronicas en formato estructurado en todas las relaciones B2B. Los plazos de esta obligacion dependen de la publicacion de un desarrollo reglamentario adicional:

• Empresas con facturacion superior a 8 millones de euros: 12 meses desde la publicacion del reglamento de desarrollo.
• Resto de empresas y autonomos: 24 meses desde la publicacion del reglamento de desarrollo.

Es fundamental entender que son dos obligaciones distintas: usar software VeriFactu (plazos ya definidos para 2027) y emitir facturas electronicas estructuradas en el intercambio B2B (plazos pendientes de desarrollo reglamentario).

El estado real de las empresas espanolas: datos de 2025

Antes de hablar de como prepararse, conviene conocer la situacion real del tejido empresarial espanol frente a la facturacion electronica. Los datos no son alentadores:

• Solo el 40% de las pymes espanolas ha implementado la factura electronica, segun el II Informe Hiscox sobre PYMEs y Autonomos en Espana (noviembre de 2025).
• El 60% de pymes y autonomos no tiene un plan definido de adaptacion, segun el Observatorio TeamSystem-Ipsos (noviembre de 2025). De ese 60%, el 38% no tiene plan y el 24% no sabe por donde empezar.
• Solo el 8% ha completado la adaptacion y un 15% esta en fase piloto.
• El 54% reconoce saber poco o nada sobre la nueva normativa VeriFactu.
• El 35% de las microempresas sigue facturando con papel, boligrafo o Excel, igualando al 35% que usa soluciones digitales.

La adopcion varia significativamente segun el tamano de la empresa:

Las principales barreras identificadas son los costes de implantacion (31%), la falta de formacion del personal (19%) y la incertidumbre normativa junto con la falta de tiempo (13%).

Estos datos revelan que mas de un millon de empresas y autonomos en Espana necesitan adaptarse en los proximos meses. La pregunta no es si hay que hacerlo, sino como hacerlo a tiempo.

Ahorro real: cuanto cuesta no digitalizarse

La adaptacion a la facturacion electronica tiene un coste, pero el coste de no adaptarse es mayor, y no solo por las sanciones.

Ahorro por factura

Segun datos de la Asociacion Espanola de Codificacion Comercial (AECOC):

• 1,85 EUR de ahorro por cada factura emitida en formato electronico frente a papel.
• 0,70 EUR de ahorro por cada factura recibida en formato electronico.

Para una pyme que emite 500 facturas al mes, el ahorro anual solo en emision supera los 11.000 euros.

Ahorro agregado en Espana

Segun el estudio de SERES sobre facturacion electronica en Espana (2024), se gestionaron mas de 557 millones de facturas electronicas, generando un ahorro economico agregado superior a 4.300 millones de euros en el entorno B2B. En 2023, el ahorro fue de 3.572 millones de euros. La tendencia es clara: la facturacion electronica no es solo una obligacion legal, sino una mejora operativa medible.

Comparacion con Europa: que nos ensena Italia

Italia lleva ventaja. Desde enero de 2019, todas las facturas (B2G, B2B y B2C) pasan por el Sistema di Interscambio (SDI). Los resultados hablan por si solos:

• 3.500 millones de euros de recaudacion adicional en el primer ano de adopcion masiva.
• Reduccion significativa del gap del IVA gracias a la verificacion en tiempo real de la coherencia entre IVA declarado e IVA pagado.
• Capacidad de bloquear transacciones sospechosas de forma automatica e inmediata.

Espana, con VeriFactu, sigue un modelo similar pero adaptado a su contexto fiscal. La experiencia italiana confirma que estos sistemas funcionan tanto para la Administracion como para las empresas que se adaptan tempranamente.

Otros paises europeos avanzan en la misma direccion. Francia tiene prevista la obligatoriedad B2B para 2026-2027. Alemania exigira facturacion electronica B2B a empresas con facturacion superior a 800.000 euros desde enero de 2027 y al resto desde 2028. A partir de julio de 2030, la UE exigira facturacion electronica B2B en todas las transacciones intracomunitarias conforme al paquete ViDA.

Sanciones por incumplimiento: el regimen sancionador en detalle

La sancion de 50.000 euros: articulo 29.2.j de la LGT

El regimen sancionador es el punto que mas preocupa a las empresas. La Ley 11/2021 de medidas de prevencion y lucha contra el fraude fiscal tipifica como infraccion tributaria grave la mera tenencia o uso de sistemas informaticos que no cumplan los requisitos del articulo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (LGT).

Aspecto clave: No es necesario acreditar fraude efectivo ni perjuicio economico. La simple tenencia de software no conforme ya constituye infraccion.

Las sanciones se estructuran asi:

Por uso de software no conforme (art. 201 bis LGT):

• 50.000 euros por ejercicio en el que se hayan utilizado programas de facturacion que no cumplan los requisitos de VeriFactu o que permitan la manipulacion de datos.
• Esta sancion se aplica tanto al usuario del software (la empresa) como al fabricante o comercializador del software.

Por incumplimiento de la obligacion de facturacion electronica B2B:

• Infraccion leve: Multa proporcional del 1% de la base de la sancion (importe de las operaciones no facturadas electronicamente).
• Infraccion grave: Multa proporcional del 2% al 50%, dependiendo de la gravedad y reincidencia.

Tipos de infraccion especificos

1. No emitir factura electronica cuando es obligatoria: Emitir facturas en papel o PDF cuando deberian ser electronicas.
2. Utilizar software no conforme: Usar programas de facturacion que no cumplen los requisitos del Reglamento VeriFactu. Incluye software que permita la doble contabilidad, la manipulacion de registros o la emision de facturas sin encadenamiento.
3. No enviar los registros a la AEAT: Omitir el envio de registros de facturacion en el plazo establecido (modalidad VeriFactu).
4. Envio con datos incorrectos o incompletos: Remitir registros con errores en campos obligatorios definidos en la Orden HAC/1177/2024.
5. Manipulacion de registros: Alterar registros de facturacion ya generados y encadenados. Esta es la infraccion mas grave y la que el sistema de encadenamiento hash esta disenado para prevenir y detectar.

Como evitar sanciones: estrategia de cumplimiento

1. Anticiparse a los plazos: No esperar a diciembre de 2026 o junio de 2027 para empezar.
2. Elegir software con declaracion responsable: Verificar que el fabricante ha emitido la declaracion responsable de cumplimiento y que el software ha sido probado en el entorno de pruebas de la AEAT.
3. Mantener el software actualizado: Las actualizaciones normativas son frecuentes. Un software que no se actualiza puede dejar de ser conforme.
4. Documentar la diligencia: Conservar evidencia de la seleccion del software, la declaracion responsable del fabricante y las pruebas de envio realizadas. En caso de inspeccion, demostrar diligencia puede ser determinante.
5. Formar al equipo: Asegurar que las personas que facturan entienden el sistema y saben actuar ante errores.
6. Auditar periodicamente: Verificar que los envios a la AEAT se realizan correctamente y que no hay registros pendientes o rechazados.

Que necesita tu empresa para cumplir

Software certificado VeriFactu

El primer requisito es disponer de un software de facturacion que cumpla las especificaciones del Reglamento y la Orden Ministerial. No vale cualquier programa. El software debe:

• Generar registros de facturacion con el formato XML definido en la Orden HAC/1177/2024
• Encadenar cada registro con el anterior mediante hash criptografico (art. 13 de la Orden)
• Firmar electronicamente los registros con certificados reconocidos (art. 14 de la Orden)
• Enviar los registros a la AEAT en los plazos establecidos (modalidad VeriFactu) o conservarlos disponibles para requerimiento (modalidad SIF)
• Incluir codigos QR de verificacion y la frase “Factura verificable en la sede electronica de la AEAT”
• Conservar copia de todos los registros generados
• Estar acompanado de la declaracion responsable del fabricante

A partir del 29 de julio de 2025, los fabricantes de software deben comercializar productos adaptados. Esto significa que a partir de esa fecha ya deberian existir opciones en el mercado para todas las empresas.

Certificado electronico

Para firmar los registros de facturacion, necesitas un certificado electronico reconocido:

• Certificado de persona juridica: Emitido a nombre de la empresa. Recomendable para sociedades.
• Certificado de persona fisica (representante): Valido para autonomos y representantes legales.
• Certificado de sello electronico: Para procesos automatizados de firma masiva.

Si tu empresa ya utiliza certificado digital para presentar declaraciones ante la AEAT, ese mismo certificado servira para VeriFactu. Si no dispones de uno, puedes obtenerlo a traves de la FNMT (Fabrica Nacional de Moneda y Timbre) de forma gratuita o a traves de prestadores de servicios de confianza cualificados. El proceso de obtencion puede tardar entre una y tres semanas.

Procesos internos adaptados

Ademas del software y la firma electronica, es necesario revisar los procesos internos:

• Flujo de emision: Quien emite las facturas, como se aprueban, cuando se envian. El software VeriFactu registra y encadena cada factura en el momento de su emision, no al final del dia o de la semana.
• Facturas rectificativas: El software debe gestionar correctamente las anulaciones y rectificaciones, que tambien se encadenan y comunican a la AEAT. No es posible modificar un registro ya encadenado; hay que emitir un registro rectificativo que queda vinculado al original.
• Almacenamiento y backup: Aunque la AEAT recibe copia de los registros, la empresa sigue obligada a conservar las facturas durante el plazo legal.
• Integracion con contabilidad: Las facturas electronicas deben integrarse con el sistema contable y con la gestoria o asesoria fiscal.

Formacion del equipo

El personal responsable de la facturacion debe entender:

• Como funciona el nuevo flujo de facturacion con VeriFactu
• Que implica el encadenamiento y por que no se puede “borrar” una factura
• Como emitir facturas rectificativas sin romper la cadena
• Que informacion contiene el QR y como verificar una factura
• Que hacer cuando hay un error en el envio a la AEAT o un rechazo del registro

La formacion no tiene que ser extensa, pero si practica y orientada a las situaciones reales que el equipo encontrara en el dia a dia.

Como elegir un software de facturacion electronica

Criterios de seleccion

Al evaluar opciones, prioriza estos criterios:

1. Cumplimiento VeriFactu nativo: El software debe haber sido disenado para VeriFactu, no adaptado a posteriori. Un software nativo gestiona el encadenamiento, la firma y el envio de forma transparente, sin que el usuario tenga que preocuparse de los detalles tecnicos.

2. Declaracion responsable del fabricante: Exige que el proveedor la facilite. Sin declaracion responsable, no hay garantia de cumplimiento y el riesgo recae sobre tu empresa.

3. Facilidad de uso: Si el equipo no lo usa con comodidad, el software no cumple su funcion. Valora la interfaz, la curva de aprendizaje y la disponibilidad de soporte en espanol.

4. Precio transparente: Desconfia de precios que no estan publicados o que dependen de multiples modulos. Un software de facturacion para pymes deberia tener un precio claro y predecible.

5. Soporte en espanol: Especialmente critico durante la transicion y ante cambios normativos. Verifica que el proveedor ofrezca soporte real (no solo documentacion) y en espanol.

6. Integracion con tu ecosistema: Si ya usas herramientas de gestion (CRM, RRHH, contabilidad), valora que el software de facturacion se integre con ellas. La facturacion no es una isla: se conecta con las horas trabajadas, las ventas realizadas, los proyectos entregados.

7. Seguridad y ubicacion de datos: Los datos fiscales son sensibles. Verifica que el proveedor cumple con el RGPD y que los datos se almacenan en la Union Europea.

Funcionalidades imprescindibles

Un software de facturacion electronica completo debe incluir:

• Creacion de facturas, presupuestos y albaranes
• Numeracion automatica y secuencial
• Calculo automatico de IVA, IRPF y recargos de equivalencia
• Envio automatico de registros a la AEAT (VeriFactu)
• Generacion de codigos QR de verificacion con frase reglamentaria
• Firma electronica integrada
• Gestion de facturas rectificativas y anulaciones
• Base de datos de clientes y productos
• Exportacion de datos para contabilidad y gestoria
• Control de cobros y vencimientos
• Copias de seguridad automaticas
• Acceso directo para la gestoria o asesoria fiscal

Preguntas que hacerle al proveedor antes de contratar

1. Dispone el software de la declaracion responsable de cumplimiento VeriFactu?
2. Se ha probado el envio de registros en el entorno de pruebas de la AEAT?
3. Donde se almacenan los datos? En que pais?
4. Que ocurre si hay un fallo en el envio a la AEAT? Se reintenta automaticamente?
5. Como se gestionan las facturas rectificativas en el encadenamiento hash?
6. Que soporte ofrecen durante la migracion desde el software actual?
7. Hay permanencia contractual?
8. Que pasa con mis datos si decido cambiar de proveedor? Se pueden exportar?
9. Se integra con mi programa de contabilidad o con mi gestoria?
10. Con que frecuencia se actualiza el software ante cambios normativos?
11. Que modalidad de VeriFactu soporta: envio directo, SIF sin envio, o ambas?

Paso a paso: como preparar tu empresa

Si no sabes por donde empezar, sigue esta secuencia. El tiempo estimado total es de 6 a 8 semanas si se planifica con antelacion.

Paso 1 — Evalua tu situacion actual (semana 1):

Identifica como facturas hoy. Responde a estas preguntas:

• Usas Excel, Word, papel o un software de facturacion?
• Tu software actual ha anunciado la adaptacion a VeriFactu?
• Cuantas facturas emites al mes? Cuantos clientes tienes?
• Quien se encarga de la facturacion en tu empresa?
• Tu gestoria tiene acceso directo a tus datos de facturacion?

Si usas Excel, Word o papel, necesitas cambiar de sistema. Si tu software actual ya ha anunciado la adaptacion, confirma plazos y funcionalidades con el proveedor.

Paso 2 — Verifica tu certificado digital (semana 1):

Comprueba si tienes un certificado electronico vigente de la FNMT u otro prestador cualificado. Verifica la fecha de caducidad. Si no lo tienes o esta caducado, solicitalo cuanto antes: el proceso puede tardar entre una y tres semanas.

Paso 3 — Selecciona software conforme a VeriFactu (semanas 2-3):

Compara opciones. Solicita la declaracion responsable del fabricante. Prueba la version de demostracion. Verifica que cubre tus necesidades: facturacion, gastos, cobros, exportacion al gestor. Usa la lista de preguntas del apartado anterior.

Paso 4 — Migra tus datos (semana 4):

Exporta la base de datos de clientes y tu catalogo de productos desde tu sistema actual. Importalos en el nuevo software. Verifica que los datos son correctos tras la importacion: NIF de clientes, direcciones, precios, condiciones de pago.

Paso 5 — Forma a tu equipo (semanas 4-5):

Asegurate de que las personas que emiten facturas entienden el nuevo flujo: creacion, envio a la AEAT, rectificacion y control de cobros. Una sesion practica de 2-3 horas suele ser suficiente.

Paso 6 — Prueba el envio a la AEAT (semana 5-6):

Utiliza el entorno de pruebas de la AEAT (si el software lo permite) para verificar que los registros se generan, firman, encadenan y envian correctamente. Revisa los QR de las facturas de prueba. Verifica que la gestoria puede acceder a los datos.

Paso 7 — Empieza a facturar con el nuevo sistema (semana 6-7):

Emite tu primera factura real con el nuevo software. Verifica el envio a la AEAT, el QR y la recepcion por parte del cliente. Mantente atento las primeras semanas para detectar incidencias.

Paso 8 — Revision y ajustes (semana 8):

Tras las primeras semanas de uso, revisa: se envian todos los registros correctamente? Hay rechazos de la AEAT? La gestoria accede sin problemas? El equipo se maneja con soltura? Ajusta lo necesario.

Preguntas frecuentes sobre facturacion electronica en Espana

Es obligatoria la facturacion electronica para todos los autonomos?

Si. La facturacion electronica sera obligatoria para todos los autonomos que emitan facturas a otros empresarios o profesionales (B2B). La obligacion de utilizar software conforme a VeriFactu entra en vigor el 1 de julio de 2027 para autonomos, segun el Real Decreto-ley 15/2025. Las facturas a consumidores finales (B2C) no estan sujetas a la obligacion de facturacion electronica B2B, aunque si deben emitirse con software que cumpla el Reglamento VeriFactu.

Cuando entra en vigor VeriFactu exactamente?

Los plazos vigentes, tras la ultima modificacion introducida por el Real Decreto-ley 15/2025, son: 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios (autonomos, personas fisicas con actividad economica, entidades en atribucion de rentas). Los fabricantes de software deben tener sus productos adaptados desde el 29 de julio de 2025.

Puedo seguir usando Excel o Word para facturar?

No, una vez que entren en vigor los plazos. Excel y Word no cumplen ningun requisito del Reglamento VeriFactu: no encadenan registros, no firman electronicamente, no envian datos a la AEAT ni generan codigos QR de verificacion. A partir de las fechas de obligatoriedad, usar Excel o Word para facturar constituira una infraccion tributaria grave sancionable con hasta 50.000 euros por ejercicio, conforme al articulo 29.2.j de la LGT, sin necesidad de que exista fraude efectivo.

La AEAT tendra una herramienta gratuita para facturar?

Si. La Agencia Tributaria esta desarrollando una plataforma publica y gratuita de facturacion electronica que cumplira todos los requisitos de VeriFactu de forma automatica. Estara disponible cuando entre en vigor la obligatoriedad (enero y julio de 2027). Esta pensada especialmente para autonomos con bajo volumen de facturacion, aunque no tendra limite de ingresos para su uso. Para empresas con necesidades mas complejas (integracion con CRM, gestion de gastos, control de cobros), sera necesario un software comercial.

Que diferencia hay entre factura electronica y factura en PDF?

Una factura en PDF es una imagen digital de una factura. No contiene datos estructurados que los sistemas informaticos puedan procesar automaticamente. Una factura electronica es un documento con datos estructurados en formato estandar (XML), firmado electronicamente, encadenado con las facturas anteriores y comunicado a la AEAT. El PDF puede seguir existiendo como representacion visual para el cliente, pero la factura electronica (el registro XML) es el documento fiscal oficial.

Cuanto cuesta adaptarse a la facturacion electronica?

El coste depende del tamano de la empresa y de la solucion elegida. Los programas de facturacion en la nube para autonomos y micropymes suelen tener un coste mensual de entre 10 y 50 euros. Para pymes con necesidades mas complejas, los precios pueden oscilar entre 30 y 150 euros al mes. Es importante considerar tambien los costes de migracion, formacion y tiempo de adaptacion. La plataforma gratuita de la AEAT sera una opcion para autonomos con necesidades basicas. En cualquier caso, el coste de adaptarse es significativamente menor que la sancion de 50.000 euros por ejercicio.

Que pasa si envio una factura con errores a la AEAT?

VeriFactu contempla un mecanismo de facturas rectificativas. Si detectas un error en una factura ya enviada, debes emitir una factura rectificativa que se comunica igualmente a la AEAT y queda vinculada a la original dentro de la cadena de registros. Lo que no es posible es modificar o eliminar un registro ya encadenado y enviado, lo cual es precisamente la garantia de integridad del sistema.

VeriFactu sustituye al SII?

No. VeriFactu y el SII coexistiran. El SII seguira siendo obligatorio para grandes empresas (facturacion superior a 6 millones de euros), inscritos en REDEME y grupos de IVA. VeriFactu se aplica al resto de empresas y autonomos. Las empresas en el SII tambien deberan utilizar software conforme al Reglamento VeriFactu, con mecanismos de compatibilidad previstos por la AEAT para evitar duplicidades.

Necesito certificado digital para VeriFactu?

Si. Los registros de facturacion deben firmarse electronicamente con un certificado reconocido. Si ya tienes certificado digital para presentar declaraciones ante la AEAT (de la FNMT u otro prestador cualificado), puedes usarlo. Si no, puedes obtener uno gratuitamente a traves de la FNMT. El proceso de solicitud y obtencion puede tardar entre una y tres semanas, por lo que es recomendable gestionarlo con antelacion.

Que es el codigo QR de la factura VeriFactu?

Cada factura emitida a traves de un sistema VeriFactu debe incluir un codigo QR y la frase “Factura verificable en la sede electronica de la AEAT” (conforme al Capitulo VIII de la Orden HAC/1177/2024). Cualquier persona que reciba la factura puede escanear el QR con su movil y comprobar si la factura ha sido comunicada a la AEAT. Es un mecanismo de transparencia y lucha contra el fraude que permite a clientes y proveedores verificar la legitimidad de las facturas que reciben.

Afecta VeriFactu a las facturas que recibo de mis proveedores?

No directamente en cuanto a VeriFactu, que afecta a la emision. Sin embargo, a partir de la obligatoriedad de la facturacion electronica B2B, tambien deberas estar preparado para recibir facturas electronicas de tus proveedores en formato estructurado. Tu software debera poder recibir, validar y almacenar facturas electronicas en formato estandar.

Puedo usar un software gratuito que cumpla VeriFactu?

La plataforma publica de la AEAT sera gratuita y cumplira los requisitos. Para software comercial gratuito, hay que ser cauto: un software VeriFactu-conforme requiere inversion significativa en desarrollo, certificacion y mantenimiento. Verifica siempre que disponga de la declaracion responsable del fabricante y que se mantenga actualizado. Un software sin actualizaciones puede dejar de ser conforme ante cambios normativos.

Que pasa con mis facturas antiguas emitidas en papel o PDF?

Las facturas emitidas antes de la entrada en vigor de la obligatoriedad no necesitan adaptarse retroactivamente. Sigues teniendo la obligacion de conservarlas durante el plazo legal (4 anos tributarios, 6 anos mercantiles). Es recomendable digitalizar tu archivo historico para tener todo centralizado, pero no es obligatorio pasarlas al formato VeriFactu.

Que relacion tiene VeriFactu con ViDA y la facturacion electronica europea?

VeriFactu es el sistema nacional espanol. ViDA (VAT in the Digital Age) es el paquete normativo europeo aprobado en marzo de 2025 que establece la facturacion electronica obligatoria para transacciones B2B intracomunitarias a partir del 1 de julio de 2030. Los Estados miembros con sistemas nacionales (como VeriFactu) deberan alinear sus especificaciones tecnicas con el estandar europeo antes del 1 de enero de 2035. En la practica, esto significa que adaptarse a VeriFactu ahora tambien prepara a tu empresa para el marco europeo futuro.

Normativa de referencia: fuentes oficiales

Para consulta directa de las normas citadas en esta guia:

• Ley 18/2022, de 28 de septiembre (Ley Crea y Crece): BOE-A-2022-15818
• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (Reglamento VeriFactu): BOE-A-2023-24840
• Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre (Especificaciones tecnicas): BOE-A-2024-22138
• Real Decreto-ley 15/2025 (Prorroga de plazos): Disposicion final primera
• Articulo 29.2.j de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003): Requisitos de los sistemas informaticos de facturacion
• Ley 11/2021 (Medidas contra el fraude fiscal): Tipificacion de la infraccion por software no conforme (art. 201 bis LGT)
• AEAT - Pagina oficial de VeriFactu: sede.agenciatributaria.gob.es
• ViDA (UE): Diario Oficial de la UE, 25 de marzo de 2025

Conclusion

La facturacion electronica obligatoria en Espana es una realidad con plazos definidos: enero de 2027 para sociedades y julio de 2027 para autonomos. VeriFactu cambia las reglas de la facturacion para todas las empresas y autonomos espanoles. Con el 60% de pymes aun sin adaptarse y sanciones de 50.000 euros por ejercicio que no requieren acreditar fraude, el coste de no actuar es significativamente mayor que el coste de prepararse.

Los pasos para tu empresa son claros: entender los plazos que te afectan, elegir un software de facturacion conforme al Reglamento VeriFactu con su declaracion responsable, migrar tus datos, formar a tu equipo y probar antes de que llegue el plazo. La experiencia de Italia demuestra que la adaptacion temprana no solo evita sanciones, sino que genera ahorros operativos reales.

Glosario relacionado

• Factura electronica: Documento fiscal estructurado en formato digital estandar.
• VeriFactu: Sistema de verificacion de facturas de la Agencia Tributaria.
• SII: Suministro Inmediato de Informacion del IVA para grandes empresas.

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